Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Бухгалтерский учет - Кто подписывает расходный кассовый ордер

Кто подписывает расходный кассовый ордер

Кто подписывает расходный кассовый ордер

Оглавление:

Что это такое


Расходный кассовый ордер (РКО) – это один из документов , который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства.

Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (, РКО и ).

Особенности заполнения

Во многих источниках есть пошаговая инструкция по оформлению расходного кассового ордера.

Однако не все предприниматели относятся к этому с большой ответственностью, учитывая все особенности процесса.

К примеру, заполнение кассового ордера происходит только перед выдачей наличных средств. Нельзя забывать о том, что необходимая сума денег записывается самим получателем.

Этот момент в большинстве случаев нарушается самим ИП. Также следует помнить, что указанная сума вписывается печатным способом. При получении денег по доверенности также надо быть внимательным при заполнении бланка.

Данный процесс должен быть четко описан в документе. Дубликатов кассового ордера ни в коем случае не должно быть. Он делается в единственном экземпляре.

Исправления или помарки категорически запрещены. Поскольку ордер является официальным документом, печать — обязательный атрибут. Но при создании РКО она не является необходимой.

Особенно если к ней прилагать другие документы, заверенные печатью (к ним могут быть отнесены материалы первичного бухгалтерского учета). Печать становится ненужной, когда получение средств происходит от юридического лица.

РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы. РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности.
Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО.

К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего. Порядок оформления документа таков.

По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств.

Дата его составления — последний день выдачи зарплаты.

В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата. Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре.

В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

Порядок формирования расходника детально расписывается во многих источниках.

Но, невзирая на это, многие предприниматели не учитывают определенных особенностей данного процесса.

Оформлять расходный ордер необходимо перед выдачей средств из кассы Нельзя заранее подготовить документ и использовать его при необходимости Если деньги выдаются по доверенности То это факт следует непременно отметить в документе Оформлять РКО можно только в единственном экземпляре Причем документ не должен содержать исправлений или помарок Печать на расходном ордере вовсе не является обязательным атрибутом Как многие полагают.

Наличие/отсутствие печати не имеет особого значения, особенно при приложении распорядительных документов с печатью или первичной учетной документации. Также не требуется и печати принимающей стороны, даже если таковая является лицом юридическим Расходный ордер формируется На основании оправдательной документации Ордер, составленный для отпуска вознаграждения сотрудникам или для инкассации Не заверяется руководством.

Подписываться им должен только оправдательный документ

Важные моменты

Кассир выдает средства исключительно тому лицу, сведения о котором указаны в ордере. Последний предъявляет документ, подтверждающий его личность.

Если выдача производится по доверенности, необходимо проверить соответствие Ф.И.О. получателя, приведенные в ордере, сведениям о представляемом лице. Документ, подтверждающий полномочия фактического получателя, прилагается к платежной форме.

Если по доверенности будет осуществляться несколько выплат или в разных организациях, к ордеру прикладывается копия. Оригинал должен остаться у операциониста, совершившего последнюю выдачу.

Порядок ведения кассовых операций в 2020 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит. Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня.

Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств. Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно ().

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на .

Расходный кассовый ордер образец заполнения в 2020 году

Рассмотрим подробно образец заполнения РКО.

В верхней части бланка нужно записать полное название компании, а также ее код по справочнику ОКПО. Если расходный ордер оформляется в каком-то отдельном подразделении, то его название нужно внести в графу «Структурное подразделение».

В противном случае здесь необходимо поставить прочерк.

Справа от названия находится графа, в которую нужно занести порядковый номер бланка, а затем и дату его оформления. Дату надо вписывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Дальше располагается таблица, в которую нужно занести информацию по бухгалтерскому учету:

  1. операции — корреспондирующие счета по дебету и кредиту;
  2. код структурного подразделения (если он есть);
  3. счет аналитического учета.

Важно!

Счет по аналитическому учету надо заносить только в том случае, если они применяются на предприятии. Далее нужно указать сумму, на которую оформляется ордер, в цифровом выражении.

Последнее поле в этой таблице – «Код целевого финансирования». Это поле также необходимо заполнить только тогда, когда такие коды используются в компании.

В графу «Выдать» вносятся полные Ф.И.О.

гражданина, которому передаются денежные средства.

Сюда нельзя заносить название компании. В графу «Основание» нужно записать причину, по которой выполняется выдача денег из кассы. Сюда можно занести, например, «Выдача зарплаты», «В подотчет», «На материалы» и прочее.

В графу «Сумма» записывается сумма операции прописью, оставшееся место в поле необходимо прочеркнуть. В графу «Приложение» нужно записать сведения о документе, на основании которых выполняется выдача. Это могут быть реквизиты квитанции, заявления работника, платежной ведомости и т.

д. После этого на данном документе проставляют свою подписи руководитель компании и главный бухгалтер, которые проверяют правильность его оформления, а также дают разрешение на проведение операции.

Далее получатель должен полностью без любых сокращений написать прописью сумму денег, которую ему выдают.

После этого он проставляет свою подпись. В следующую графу кассир должен занести информацию о документе, который предъявил получатель — обычно им является паспорт. После оформления всех необходимых полей, ордер также должен подписать кассир, выполнявший операцию.

Бланк ПКО

Приходный кассовый ордер заполняется в строгом соответствии с формой, утвержденной Госкомстатом РФ 18 августа 1998 года, постановлением № 88.

Унифицированная форма КО-1 используется для автоматизированной системы учета и заполнения вручную. Единый бланк ПКО состоит из двух частей, содержащих однозначное подтверждение факта внесения наличных средств. Отрывной частью является квитанция, которая оформляется для подтверждения внесения определенной суммы физическим лицом.
Отрывной частью является квитанция, которая оформляется для подтверждения внесения определенной суммы физическим лицом.

Информация, содержащаяся в ней, подтверждается подписями главного бухгалтера и кассира, принявшего денежные средства. Обязательным условием достоверности документа является печать на приходном кассовом ордере: большая часть оттиска располагается на квитанции, но обязательно небольшой фрагмент должен отпечататься на ПКО.

Основная часть ордера остается в организации, заверяется подписями кассира, руководителя (в случае отсутствия бухгалтерии), главного бухгалтера или сотрудника, имеющего право подписи на основании приказа. ПКО является документом, в котором не допускаются исправления, поэтому его заполнение должно полностью соответствовать утвержденным стандартам и отражать достоверные данные.

Кто подписывает документ

После того как РКО зарегистрирован в учетном журнале, требуется его подписание.

Подписывается он руководителем юрлица и главным бухгалтером. При отсутствии данных лиц расходный ордер может заверяться лицами с соответствующими полномочиями. Надо заметить, что подпись руководителя не считается обязательной, если таковая наличествует в прилагаемых документах. Заполненный бланк передается кассиру.
Заполненный бланк передается кассиру.

Он обследует верность оформления документа и требует документ, подтверждающий личность получателя. Кассир вправе выдать деньги исключительно тому лицу, которое указано в РКО. При наличии ошибки в ордере, кассир возвращает его в бухгалтерию.

При выдаче наличности кассир требует от получающего деньги лица расписаться в графе «Получил». Также указывается сумма к выдаче, которая может выдаваться в любой валюте. После того как процесс передачи средств завершен кассир фиксирует данные получателя.

Затем расписывается, делает расшифровку подписи и ставит дату осуществления операции.

В приложенных документах кассиром ставится печать «Оплачено» либо штамп с указанием даты операции.

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях: когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»; при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается; при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»; когда необходимы наличные средства для нужд предприятия.

В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Расходный кассовый ордер оформляет: бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа; руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера). При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир. Нет видео. Видео (кликните для воспроизведения).

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе. Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается. Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре. При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты: После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Как правильно выдать деньги в подотчет

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель).

Сделать это не так сложно, как разобраться с тонкостями счетов-фактур на аванс.

Выводы

Выдача денежных средств по форме КО-2 осуществляется только после предъявления удостоверения личности получателя (паспорт или иной документ).

Получатель наличности собственноручно фиксирует полученную сумму в ордере, подтверждая факт получения средств подписью, что является в какой-то мере распиской в получении денег. Отсутствие данной записи подразумевается как недостача и взыскивается с кассира.

Специалист, выдавая наличность и оформляя расходный ордер, должен быть предельно внимательным при проверке заполнения бланка. Если получение денежных средств осуществляется по доверенности, данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бланке. Отсутствие первичной документации (расходного кассового ордера) или ее ненадлежащее оформление может привести к наложению санкций со стороны Налогового органа в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Источник: https://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/rahodniy-kassoviy-order.html

Учет приходных, расходных кассовых ордеров

На предприятиях, составляющих рассмотренные выше документы, должен обеспечиваться контроль операций с денежными средствами. Для этого необходимо вести журнал приходно-расходных кассовых ордеров.

В нем фиксируются реквизиты платежных форм перед их передачей операционисту. Ордера, оформленные на ведомостях на выдачу з/п и прочих аналогичных сумм, вносятся в книгу после предоставления средств получателям. Соответствующее правило закреплено в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88.
Соответствующее правило закреплено в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88.

На практике часто возникает вопрос: на какой период необходимо открывать журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров? Стоит отметить, что законодательство не предусматривает каких-либо ограничений по срокам. В этой связи вопросы, касающиеся периода использования журнала, бухгалтер решает самостоятельно.

Открыть книгу можно на год, месяц, квартал. При принятии соответствующего решения следует учитывать число операций.

К предприятиям, не выполняющим предписания по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами. В их числе – президентский Указ № 840 от 25.07.2003 г.

В 15-й главе КоАП предусматривается статья 15.1.

Она фиксирует меры ответственности за нарушение правил работы с наличностью и порядка осуществления кассовых операций.

В случае превышения размеров сумм, предназначенных для расчета с контрагентами, неоприходования (частичного или полного) поступивших средств, несоблюдения предписаний по хранению свободных денег сверх лимитов предусматривается административный штраф: 40-50 МРОТ – для должностных лиц, 400-500 МРОТ – для организаций.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2. Образец заполнения РКО для ИП (пример): Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

  1. строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
  2. ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
  3. «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.
  4. «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
  5. «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
  6. в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
  7. «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
  8. строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
  9. «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
  10. ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО.

С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

Предыдущая статья: Следующая статья:

Реквизиты бланка

нужно заполнять в соответствии с той формой, которая была указана выше, и после заполнения всех данных ставятся подписи главного бухгалтера и директора компании. Если их нет на рабочем месте, свою подпись может поставить только тот сотрудник, который имеет соответствующие полномочия, выданные указанными лицами.

Если же к ордеру прилагаются какие-то документы, которые были подписаны руководителем, то в таком случае не обязательно будет ставить соответствующую подпись на нем самом.

Для чего нужен расходный кассовый ордер?

Если возникает необходимость выдать из кассы предприятия наличные средства, это делается по расходному кассовому ордеру, который относится к первичным бухгалтерским документам и имеет унифицированную форму КО-2, которая является общепринятой для всех учреждений (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), работающих с наличными деньгами, кроме кредитных организаций. Это утверждено

«Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации»

, который был принят Советом Директоров Центробанка России в 1993 году.

Рекомендуем прочесть:  Мебель дороже 100тыс бухучет

Бланк РКО (расходного кассового ордера) заполняется вручную (хотя возможен и вариант компьютерного заполнения) при выдаче из кассы наличных денег, например, подотчетным лицам.

Исправления и ошибки в бланке не допускаются, а если они все же есть, необходимо выписать новый ордер на новом бланке. Ордер заполняется в одном экземпляре бухгалтером, кассиром или лицом, которое уполномочено работать с наличными средствами по письменному приказу руководителя организации. Образец расходного кассового ордера можно найти на нашем сайте.

Расходный кассовый ордер: его значение и заполнение

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов.

Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах.

Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности. Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств.

Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными. Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО. Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

  1. на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.
  2. на кассира предприятия;
  3. на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;

Выписывается РКО на определенный срок.

Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления.

В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются. Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример): Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

  1. руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.
  2. бухгалтер и кассир;
  3. руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

  • Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
  • Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
  • Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
  • Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
  • Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
  • Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
  • Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Нет видео. Видео (кликните для воспроизведения).

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо. Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО.

Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия.

Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате. Образец заполнения РКО на зарплату (пример): Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия. Также к обязанностям руководителя можно отнести:

  1. Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.
  2. Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е.

необязательно. Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении

«Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … »

№ 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

  1. ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
  2. строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
  3. «Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
  4. «Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
  5. «Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
  6. строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
  7. «Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.
  8. «№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;
  9. в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
  10. ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

Важные аспекты ↑

В соответствии с нормами Положения Банка России №373-П применение расходного кассового ордера по форме КО-2 допускается в следующих обстоятельствах:

  1. при выдаче наличности работнику для его личных расходов;
  2. перечисление денежной выручки организации на расчетный банковский счет;
  3. при снятии наличности предпринимателем для нужд собственного предприятия, в котором он является единственным сотрудником.
  4. при выдаче наличности сотруднику, если от него требуется осуществление действий в интересах организации. В документе прописывается сумма выдаваемых средств и срок, на который деньги выдаются. Также указывается конкретная цель выдачи, не противоречащая Указанию ЦБ РФ №1843-У;

Независимо от того как подготовлены документы, от руки или на компьютере, применяются расходные ордера исключительно в бумажном виде. Обусловлено это необходимостью подписей на РКО ответственного субъекта, а также лица, принимающего деньги.

Заверение расходного ордера посредством электронно-цифровой подписи законом не дозволяется.

Расходный ордер необходим для надлежащего оформления процесса выдачи наличности из кассы. В документе отмечается не только сумма, но и принявшее ее лицо.

Обязательно указываются основания выдачи.

Форма РКО КО-2 унифицирована.

Утверждена она для применения всеми предпринимателями и организациями, которые имею кассу, и осуществляют движение средств по ней. Документ не причисляется к БСО, и заменить таковые не может. Но непременно РКО должен регистрироваться в Журнале регистрации приходных/расходных кассовых ордеров.

По завершении рабочего дня на основании всех расходников определяется кредитовая часть операций с выведением сальдо на конец дня.

На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости

Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил.

Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия — максимум 5 рабочих дней.

Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т. п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимита. И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срока, :

  1. в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.
  2. РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если ведомостей несколько, например на каждый отдел — своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них.

Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости.

Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО. В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подпись, нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получателю.

А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:

  1. подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть — это подписи работников в ведомости.
  2. деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;

В тех случаях, когда зарплату для своих подчиненных в кассе получает, к примеру, начальник отдела, а потом раздает ее работникам по ведомости, имеет место нарушение кассового порядка Поэтому РКО, составляемый на основе зарплатной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать чьи-либо ф.

и. о. в строку «Выдать» и паспортные данные в строку «По ___» не требуется. Соответственно, и подписывать РКО за получателя никто не должен.

Именно поэтому в Указании заполнение этих строк упоминается только применительно к общему порядку выдачи денег из кассы, . А для выдачи зарплаты установлен рассмотренный нами специальный порядок, в котором таких правил нет. Вместе с тем на практике можно встретить и другие, ошибочные, варианты оформления РКО:

  1. на самого кассира — его ф. и. о. ставят в строке «Выдать», а в строке «По ___» указывают его паспортные данные. Рассуждают тут так: зарплату по ведомости выдает кассир, следовательно, на его имя и должен быть выписан РКО. Это неправильно, так как все деньги в кассе, в том числе и предназначенные для выплаты зарплаты, уже находятся у кассира, ведь он — материально-ответственное за кассу лицо. На того, кто работает кассиром, РКО может быть оформлен, только если он при этом выступает не как кассир, а как получатель денег. Например, как подотчетник, когда ему поручено купить что-то за наличные от имени организации.

Бывает, что у организации на одну кассу несколько кассиров, один из которых старший, и зарплата выдается так: старший кассир передает деньги из кассы остальным, а те уже по ведомостям раздают их работникам.

Но и в этом случае передача денег между старшим кассиром и остальными не оформляется РКО все по той же причине: пока деньги у кого-то из кассиров, они считаются находящимися в кассе. Такую передачу фиксируют в специальной книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

  1. на директора либо главбуха. Формулировка в строке «Выдать» в этих случаях бывает такая: «Фомину А.А. на выплату зарплаты работникам за вторую половину июня 2015 года», а ниже, в строке «По ___», указываются паспортные данные Фомина. Это неправильно, так как при таком оформлении получится, что эту сумму из кассы вы передали названному человеку, а он уже где-то в другом месте должен раздать зарплату работникам. Но этого на самом деле не было: зарплату выдал кассир — именно его подпись стоит в ведомости в строке «Выплату произвел». Конечно, директор может сам вести кассовые операции, но тогда он выступает в роли кассира, а на кассира, как мы уже сказали, РКО не составляется.

В некоторых организациях заведен такой порядок: директор, главбух, начальник отдела, бригадир и так далее по оформленным на их имя РКО получают зарплату для своих подчиненных в кассе, а затем раздают ее работникам по ведомости. Невыданные суммы они вместе с ведомостью возвращают в кассу по ПКО.

Но это неправильно. Зарплата должна быть выдана из кассы кассиром — таково требование Указания № 3210-У, , , , то есть выдавать ее через подотчетников нельзя.

Поэтому тот, кто фактически выдает зарплату, должен быть назначен кассиром с возложением на него полной материальной ответственности за вверенные ему деньги.

Тогда основной кассир будет на это время старшим, а передачу зарплатных денег раздатчику нужно зафиксировать в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

В настоящее время журнал регистрации приходных и расходных ордеров по форме №КО-3 не является обязательным документом, он не упоминается в Порядке ведения кассовых операций.

Вести журнал или нет — это добровольное дело организации.

Ответственности за его отсутствие и не заполнение нет.

Журнал предназначен для предварительной регистрации ПКО и РКО: указываются дата, номер, сумма документа и примечание.После регистрации в журнале денежные документы передаются в кассу кассиру. Журнал регистрации хранится в архиве организации 5 лет.

В кассовой книге по форме №КО-4 отражается движение наличных денег: поступления и выбытия из кассы организации. Кассовую книгу можно вести на бумаге, автоматизировано или в электронном виде.

Обратите внимание! Несмотря на то, что унифицированные формы документов стали не обязательными и используются по желанию, некоторые документы нужно оформлять только по унифицированным формам.

Кассовая книга, ПКО и РКО — относятся к таким документам.

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»). В строке «» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным .

Если код не был присвоен, поставьте прочерк. Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново). В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019).

РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают. Блок «Дебет»: В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк). В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

  1. 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
  2. 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
  3. 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
  4. 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
  5. 71 – расчеты с подотчётными лицами;
  6. 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования.

В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств. В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.). Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи). Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Рекомендуем прочесть:  Строка 1130 баланса

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях. Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Приходный и расходный кассовый ордер

Указанный перечень нарушений является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию.Таким образом, на сегодняшний день не предусмотрено ответственности за неверное составление документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, в том числе РКО.

В то же время составление РКО с нарушением требований законодательства может лишить данные документы доказательной силы в случае, если потребуется доказать в суде сам факт выдачи денежных средств тому или иному лицу (например, контрагент заявит в суде, что не получал денежных средств за реализованные им товары, работы или услуги).Отметим, что суды при рассмотрении подобных споров, как правило, исходят из того, что нарушения, допущенные при оформлении РКО, не лишают этот документ доказательственной силы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.02.2011 N Ф07-14409/2010).

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс.

руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс.

руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс.

руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу. С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений ().

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

В заголовке ПКО указывают названия организации и структурного подразделения (при его наличии).

Если структурное подразделение отсутствует, строка не заполняется. «Коды» выбираются из справки Госкомстата. «Номер документа» указывается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.

«Дата составления» оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: дд.ММ.ГГГГ.

Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится 0. Например, дату 1 января 2010 г.

следует записывать так: 01.01.2010. Приходный ордер составляется в день поступления денег в кассу, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой оприходования денег. Записи в графах «Дебет» и «Кредит» делает бухгалтер, который будет обрабатывать первичный документ.

В графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации.

В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства (если таковое имеется), например, отдел магазина, конкретная торговая точка.

В графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета согласно Плана счетов и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации. В графу «Кредит, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов предусмотрено в организации. Дебет и кредит заполняют организации в соответствии с используемым планом счетов.

Примечание: Индивидуальные предприниматели эти графы могут не заполнять, т.к. они не ведут бухгалтерский учет.

В графе «Сумма, руб. коп.» сотрудник, заполняющий документ, указывает денежную сумму (цифрами), получаемую в кассу организации.

В графе «Код целевого назначения» записывается код назначения использования поступивших средств. Эта графа используется, если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Далее заполнение строк приходного кассового ордера производится следующим образом. «Принято от ________»:

  1. если деньги принимаются от работника организации (в которой составлен приходный кассовый ордер), то в этой строке указываются фамилия, имя и отчество этого работника в родительном падеже;
  2. если деньги принимаются от работника сторонней организации, то в этой строке пишем «Принято от «наименование организации» через «Фамилия, имя, отчество»».

В строке «Основание» указывается источник поступления наличных денег, т.е. отражается содержание финансовой операции.

В строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли можно указать прописью с заглавной буквы и с начала строки, а копейки — цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.

Здесь следует обратить внимание на такую особенность.

Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками.

Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.

Например, в графе «Сумма» указано: 1870-00.

Следовательно, в строке «Сумма» должно быть написано: «Одна тысяча восемьсот семьдесят рублей 00 копеек».

Если же в графе «Сумма» указано: 450=, то в строке «Сумма» должно быть написано: «Четыреста пятьдесят рублей». Примечание : Рекомендация дана по аналогии с заполнение суммы прописью в платежном поручении, рекомендованных Положением ЦБ РФ №383-П .

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись «без налога (НДС)».

В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы.

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому ордеру. Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

После заполнения и регистрации ПКО, но до получения денег по нему, ПКО и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя.

Также указывается расшифровка подписи — фамилия и инициалы. При получении ПКО кассир обязан проверить: а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера; б) правильность оформления документов; в) наличие перечисленных в документах приложений. Если какое-либо из вышеперечисленных требований не соблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления.

Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер (см. образец заполнения). Приложенные к ПКО документы погашают штампом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года).

После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.

Итак, кратко обобщим применение этого первичного документа. Все наличные деньги организации или индивидуального предпринимателя — ИП оформляются, проводятся «приходником» — приходным кассовым ордером — ПКО.

Кассир должен тщательно проверить правильность составления приходного кассового ордера, а именно:

  1. наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
  2. наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
  3. наличие подписи вносителя наличных денег,
  4. соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью,

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Причем наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

Если вносимая сумма наличных денег соответствует сумме в приходном кассовом ордере, только в этом случае кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на экземпляре приходного кассового ордера, выдаваемого вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанный экземпляр приходного кассового ордера. При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 26 мая 2003 года № 54-ФЗ

«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

, на общую сумму принятых наличных денег.

Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру. Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы.

Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель). Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции.

Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

  1. Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
  2. Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
  3. Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
  4. Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3). Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна. Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно. Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями.

Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Поле Что содержит «Организация» Наименование организации, оформившей РКО. «Номер документа» Порядковый номер расходного кассового ордера. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация.

«Дата составления» Дата оформления расходного кассового ордера.

«Код структурного подразделения» Код подразделения, из которого расходуются денежные средства. Имеет смысл заполнять это поле, если указано структурное подразделение. «Корреспондирующий счёт, субсчет» Дебетовый счёт бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.

«Код аналитического учёта» Объект аналитического учёта корреспондирующего счёта. «Кредит» Счёт по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счёт 50 — «Касса».

«Сумма, руб. коп.» Расходуемая из кассы сумма цифрами. «Выдать» Лицо (Ф. И. О. полностью), которому выдаются наличные денежные средства. «Основание» Назначение использования выдаваемых денежных средств, например, на выплату зарплаты.

«Сумма» Указывается с начала строки с заглавной буквы сумма выдачи прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если сумма расхода номинирована в валюте «рубль» заменяется на наименование валюты. «Приложение» Перечень прилагаемых документов с указанием их реквизитов.

«Получил» Сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняет лицо, получившее денежные средства по расходному кассовому ордеру.

Сумма указывается с начала строки с заглавной буквы прописью в рублях и копейках. «По» Наименование, номер, дата и место выдачи удостоверяющего личность получателя документа.

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств.

Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г. Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

  1. на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
  2. на кассира предприятия;
  3. на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок.

Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления.

В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются. Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример): Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия. Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

  1. бухгалтер и кассир;
  2. руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.
  3. руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме. РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс.

Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии. Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

  • Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
  • Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.
  • Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
  • Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
  • Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
  • Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
  • Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример): Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия. Также к обязанностям руководителя можно отнести:

  1. Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.
  2. Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Как правильно заполнить РКО?

Заполнение бланка необходимо производить в тот же день осуществления фактического расхода наличных кассовых средств.

Недопустимо наличие в РКО исправлений.

Составляется в одном экземпляре и хранится в кассе в подтверждение произведенной операции. Заполнение реквизитов бланка РКО:

  1. В графе «Дебет» кодируется:
  2. корреспондирующий счет расхода наличных из кассы;
  3. Код ОКПО – статистический код организации, если нет — прочерк;
  4. Все кассовые ордера регистрируются в журнале (форма № КО-3), номер и дата документа соответствуют записи в нем;
  5. структурное подразделение (если нет — прочерк);
  6. Наименование организации заполняется полностью, также допустимы сокращения, утвержденные ее Уставом;
  7. Указывается структурное подразделение, выписавшее ордер (при отсутствии подразделения, эта графа прочеркивается);
  1. В графе «Кредит» отражается бухгалтерский счет учета — 50 (касса);
  2. в случае применения аналитического учета его код (в ином случае – прочерк);
  3. Указывается сумма расхода в рублях и копейках;
  4. В строках «Сумма» и «Получил» указывается сумма прописью с заглавной буквы без отступа от начала. Недопустимо сокращение слов «рубль» и «копейка», копейки проставляются цифрами.

    Оставшееся свободное место строки прочеркивается;

  5. В «Основании» прописывается информация, на какие нужны эти средства были выданы;
  6. В строке «Приложение» указываются сведения о первичной документации, на основании которых наличные средства были выданы из кассы компании.

Все подписи должны иметь расшифровки. Получивший денежные средства прописывает полностью сумму, проставляет дату получения и заверяет подписью. Образец заполнения РКО на выплату зарплаты по ведомости: Кассир, осуществивший выдачу средств из кассы, производит ее лицу при предъявлении им удостоверения личности, его реквизиты вносятся в строку РКО.

После заполнения ордер проверяется кассиром на правильность заполнения и затем гасится штампом с надписью «Оплачено» (при его отсутствии допустимо использовать штамп с наименованием организации) и даты.

Погашенный бланк хранится в кассе, а в журнале № КО-4 делается запись о выданных средствах. Расходный кассовый ордер также используется при выдаче заработной платы наличными из кассы.

  • При составлении платежной ведомости в конце последнего дня ее срока кассир отмечает возврат средств и передает в бухгалтерию. После проверки бухгалтер заверяет ведомость и в тот же день составить РКО на всю фактически выданную по ней сумму. Дата ордера должна соответствовать дате последнего дня выдачи заработной платы (закрытия ведомости). На последней странице платежной ведомости бухгалтер ставит дату и номер РКО.
  • Если зарплата выдается без оформления платежной ведомости, то расходный ордер составляется по каждому отдельно.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован кассиром в кассовой книге.

Источник: https://ip-shnik.ru/formy-dokumentov/zapolnenie-rashodnogo-kassovogo-ordera-obrazec-2019-goda/

Что такое и для чего он нужен в бухгалтерии?

Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских). Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.

Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+