Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Личные карточки сотрудников по форме т 2 правила хранения

Личные карточки сотрудников по форме т 2 правила хранения

Личные карточки сотрудников по форме т 2 правила хранения

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Для отсутствия ошибок требуется следовать определенным нормам.Правила:

  1. 2 раздел заполняется строго от руки;
  2. заполнение осуществляется от руки или на компьютере с дальнейшей распечаткой. Ручка используется только синяя или черная;
  3. сверка военного комиссариата с учетным документом осуществляется с помощью простого карандаша;
  4. нельзя совершать ошибки, делать помарки или прочерки;
  5. запись должна вестись на картоне или на плотной бумаге. Это позволит избежать изнашивания.
  6. почерк должен быть разборчивым;

При совершении нескольких ошибок кадровик или другое ответственное лицо будет подвергнуто штрафу, по этой причине требуется проверять все вносимые данные.Важно! Любая запись, которая была внесена во время трудовой деятельности сотрудника, вносится от руки. Дополнительно потребуется ознакомить сотрудника, который после данной процедуры обязан оставить свою роспись.Одной из наиболее частых ошибок является замена испорченной формы, но такая процедура может быть проведена только при первичном оформлении.

Если порча произошла при внесении последующих записей, то форма замене уже не подлежит.

Порядок внесения изменений сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку.При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами. Далее все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров.

Полная замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике. Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема – с зачеркиванием.

Раздел I

  1. П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.
  2. П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
  3. П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.

Срок хранения личных карточек т-2

Внимание Форма карточки унифицирована и установлена законодательно Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.

04. 2001. Заполняем личную карточку Порядок и ведения личных карточек работников Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора.

Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника. Личная карточка – это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде. Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки.
Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки.

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить.

Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 в 2020 году

Юридическим лицам независимо от формы собственности необходимо применять унифицированную форму Т-2. При необходимости внесения каких-либо изменений, связанных с включением дополнительных строк, реквизитов и т.д., работодатель должен закрепить это приказом.

Удалять из формы реквизиты запрещено.Первоначальное заполнение личной карточки производится на основании документов, представленных работником при оформлении трудового договора, а также .Законодательство устанавливает срок заполнения трудовой книжки после приема на работу — 7 дней, но для личной карточки его не определяет. Однако кадровики склонны придерживаться аналогичного срока и записи в трудовой книжке и форме Т-2 заполняются параллельно.Пошаговое заполнение личной карточки можно описать следующим порядком:Шапка документа:Прописывается наименование организации в строгом соответствии с учредительными документами и заполняется таблица, где указываются:

  1. номер по табелю, присвоенный работнику при трудоустройстве в компанию;
  2. ИНН плательщика и СНИЛС;
  3. дата составления документа;
  4. в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии сотрудника;
  5. при заполнении графы «Характер работы» проставляется признак «постоянно» или «временно» в зависимости от заключенного трудового договора;
  6. далее следует графа уточнения «Виды работы» — основная или по совместительству;
  7. завершается заполнение таблицы указанием пола работника.

Раздел I. Общие сведения:Заполняется полная информация о сотруднике:Дата и номер трудового контракта, на основании которого работник принят на работу.Пункт 1-3.ФИО без сокращений в именительном падеже, дата рождения в формате словесно-цифровом (месяц прописывается словом).Место рождения в соответствии с паспортом (найди нужный код ОКАТО поможет онлайн сервис).Пункт 4.Сведения о гражданстве, вносим один из вариантов:

  1. гражданин Российской Федерации — 1;
  2. без гражданства — 4.
  3. гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2;
  4. иностранный гражданин — 3;

Пункт 5.При знании иностранного языка заполняется соответствующая строка с указанием языка и степени его владения:

  1. владею свободно — 3.
  2. читаю и могу объясняться — 2;
  3. читаю и перевожу со словарем — 1.

Пункт 6.Сведения об образовании, включая все реквизиты в соответствии с представленными документами (наименование ОУ, год окончания, направление или специальность);При наличии документа об окончании аспирантуры, адъюнктуры, докторантуры заполняется соответствующая таблица;Пункт 7.В строке «Профессия» в качестве основной указывается, подтвержденная документально.При наличии нескольких в основной прописывается, по которой принят на работу, а остальные вынести в строку «Другая».

Это может пригодиться при переводе на другую должность.Код ОКПДТР удобно найти здесь, вписав лишь специальность.Пункт 8.В строке «Стаж» указывается количество дней, месяцев и лет общего, непрерывного и дающего право на надбавку за выслугу лет трудовых периодов в соответствии с трудовой книжкой работника — расчет можно произвести с помощью ;Пункт 9.Для указания семейного положения используется справочник ОКИН, в котором кодирование происходит в следующем порядке:

  1. 4 — вдова (вдовец);
  2. 3 — состоит в незарегистрированном;
  3. 1 — никогда не состоял;
  4. 5 — разведен официально (развод зарегистрирован);
  5. 6 — разошелся.
  6. 2 — состоит в зарегистрированном;

Правила заполнения формы Т-2 исключают применение формулировок «женат» или «холост».Пункт 10.Таблица о составе семьи, вносятся сведения о ближайших родственниках (родители, дети, братья, сестры);Пункт 11-12.Указываются паспортные реквизиты, адрес по прописке и фактическому проживанию.Раздел II.

Воинский учет:При трудоустройстве гражданина, подлежащего воинскому учету, он обязан представить в кадровую службу военный билет или соответствующее удостоверение. На основании этих документов заполняется табличная часть личной карточки.Внизу второго листа формы T2 работник кадровой службы ставит свою должность, личную подпись и расшифровку.

Затем документ передается на ознакомление работнику, на которого она составлена, что подтверждается его личной подписью и датой ознакомления.Раздел III. Сведения о работе:В течение всего периода работы в компании здесь будет вноситься информация о всех изменениях, которые будут отражаться также в трудовой книжке работника.

Сведения о работе:В течение всего периода работы в компании здесь будет вноситься информация о всех изменениях, которые будут отражаться также в трудовой книжке работника.

Первоначальная запись должна содержать сведения о приеме на работу.Каждая запись должна подтверждаться подписью сотрудника, на которого личная карточка заведена.Раздел IV. Аттестация:В ряде организаций проводятся периодические аттестации работников, сведения о которых заносятся в данный раздел.Разделы V и VI. Информация о повышении квалификации и профессиональной переподготовке.В период трудовой деятельности работник вправе повышать уровень своей квалификации и представлять подтверждающие документы в кадровую службу организации.

На основании их в личную карточку записываются сведения о:

  1. наименовании учреждения, где она пройдена;
  2. дате начала и окончания обучения;
  3. подтверждающем документе (реквизиты).
  4. виде повышения;

Если инициатором повышения квалификации или переподготовки являлся работодатель, то заполняется графа «Основание».Раздел VII. Награды и поощрения:Все награды государственные или полученные от организации вносятся записями в трудовую книжку работника. Они дублируются в его личную карточку.Раздел VIII.

Отпуск:Все виды отпусков, которые предоставляются сотруднику в период работы в организации, фиксируются в разделе формы Т-2. Они вносятся в соответствии с приказами, реквизиты которых указываются в графе «Основание».В день начала отпуска кадровик заполняет графы 1-5, после окончания – графу 6.Если происходит замена отпуска на денежную компенсацию, то:

  1. графы 1-3 заполняются по общему правилу;
  2. в 5 и 6 производится запись «Замена отпуска денежной компенсацией».
  3. в графе 4 указывается количество дней замены,

В случае, когда графы данного раздела заполнены полностью, необходимо сделать дополнительный лист с аналогичной таблицей.

Он вклеивается в карточку Т-2 и является продолжением раздела.Раздел IX. Социальные льготы:Работник может быть инвалидом, донором, ликвидатором ЧАЭС и т.п., что дает ему право на социальные льготы. Эти сведения и должны быть отражены в данном разделе.Все, не вошедшие в иные разделы сведения о работнике, могут быть указаны в разделе «Дополнительные сведения».Прекращение трудовых отношений (увольнение) работника влечет заполнение раздела XI.В нем указывается дата увольнения и основание (приказ).

Эти данные заверяются кадровым работником и увольняемым сотрудником.

Личная карточка работника по форме Т-2: инструкция по заполнению

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством.

Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2.

Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки.

Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Голосование:

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… МПБ [e-mail скрыт] Российская Федерация, Самара #28[372680] 1 февраля 2013, 16:02 Ольга писал(а): У меня карточки Т2 хранятся тоже в ЛД и мне так удобно, т.к. когда делаешь копии документов для ЛД (приказы на отпуск, переводы), сразу отмечаешь в Т2.

Много читала, что Т2 должны хранится отдельно, когда приезжала проверка с ЦО, я их все переложила в отдельную папочку, но проверка сказала, что по регламенту ведения кадровго делопроизводства в организации Т2 может хранится в ЛД, после чего я все Т2 переложила обратно в ЛД.

Поддерживаю.

Личная карточка работника

1.

Хранение и систематизация информации. Личная карточка является своеобразным досье сотрудника. В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д.

Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров. Например, кадровик может сформировать какие-либо льготы для работника, исходя из состава семьи, указанного в карточке. Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат.

Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал. 2. Документирование важных изменений. Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике.
Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике.

Разумеется, они сопровождаются своевременными приказами, графиками, актами и прочим — однако вся сумма знаний об этих изменениях содержится именно в личной карточке — их можно увидеть хронологически. Хранение данных на едином бланке Т-2 поможет избежать недоразумений или конфликтных ситуаций. Большое количество информации можно будет восстановить в случае утери.

Обо всех изменениях, происходящих в его карьере, сотрудник расписывается в личной карточке, удостоверяя своей подписью принятие этих изменений и согласие с ними. 3. Воинский учет. Работодатель обязан вести учет сотрудников (это указано в Федеральном законе «О воинской обязанности и военной службе»). Сам учет осуществляется по личным карточкам, в которых заполняется соответствующий раздел.

Так же работодатель, заполнив личную карточку, должен разъяснить военнообязанным сотрудникам порядок исполнения ими воинской обязанности. 4. Статистика и информация к размышлению. В целом информация из Т-2 может служить своеобразной базой данных о человеческих ресурсах организации.

Проанализировав эти данные, администрация предприятия может сделать выводы о квалификации своих специалистов, об их успехах и движении по карьерной лестнице и использовать эти знания в целях развития компании.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников). Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга. Других требований к хранению карточек не установлено. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Кадровая отчетность в 2020 году — это список уведомлений, которые специалисты отдела кадров сдают в разные государственные органы. Чтобы ни одну ведомость не упустить, скачайте полный календарь кадровика себе на рабочий стол. 09 Января 2020 в 17:53 Топливная карта — это платежное средство, при помощи которого можно оплачивать топливо и другие услуги АЗС.

Расчетный инструмент позволяет экономить и контролировать расход денежных средств в режиме реального времени.

19 Декабря 2020 в 14:08 Как подписать документ электронной подписью:

  • Выбрать подходящий тип подписи.
  • Установить специальную программу.

19 Ноября 2020 в 16:48 Электронное оформление нарядов-допусков на опасные работы — способ сэкономить компаниям массу ресурсов.

Для того чтобы реализовать эту модель, стоит внимательно изучить нюансы законодательства как об электронных подписях, так и по охране труда.

07 Октября 2020 в 16:11 Найти ОКПО по ИНН — это один из простых и быстрых способов узнать один из важнейших статистических кодов, идентифицирующих организацию. Данные из классификатора необходимо указывать в первичных документах, в ряде отчетных форм и документов. 16 Сентября 2020 в 14:10 29 Февраля 2020 29 Февраля 2020 28 Февраля 2020 28 Февраля 2020 19 Февраля 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Зачем нужна карточка Т-2

Основное назначение Т-2 — сбор сведений о сотруднике, имеющих значение для кадрового учета.

Как только человек устраивается на новую работу, менеджер по персоналу сразу заводит такой документ. Он представлен в форме Т-2 в виде 10 разделов:

  • Прием и переводы на работу (в пределах этой организации) с указанием причин таких изменений и тарифных ставок.
  • Профессиональная переподготовка (если проходил).
  • Социальные льготы (если имеет на них право).
  • Общие сведения. Личные данные, образование, нынешняя профессия, номер трудового договора, стаж работы.
  • Награды и поощрения, подтвержденные документально.
  • Отпуска (виды, периоды, даты).
  • Сведения о воинском учете.
  • Аттестация (если необходима).
  • Повышение квалификации (если проходил).
  • Дополнительные сведения.

Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Все остальные графы кадровик заполняет по мере необходимости. Завершающая запись — об увольнении — вносится в последний рабочий день.

ВАЖНО! Игнорировать требования закона, говорящие об обязательности этого кадрового документа, опасно! Материалы по теме

Заполнение разделов формы Т-2

  1. Вписывается вся информация без сокращений из паспорта работника, сведения о гражданстве, уровне образования, семейное положение.
  2. Первым делом фиксируются реквизиты трудового соглашения (день подписания и номер).
  3. Месяц рождения пишется прописью, в области кодирования повторяется в числовом формате.
  4. Блок №1

Место рождения указывается с помощью общепринятых сокращений (р-н- район, г.

-город), области и районы указываются в родительном падеже, в месте кодирования вписывается населенный пункт по ОКАТО. Текстовое поле формы Т-2 с указанием гражданства, владение иностранными языками, уровень знаний и образования дублируется кодировкой в соответствии с ОКИН.

Наименование университета допускается сокращать без потери важной смысловой информации.

Данные об обучении (серия, номер, квалификация, специальность, год окончания) записываются в соответствующих отделах бланка личной карточки только из документов, подтверждающих образование. Кодирование специальности и направления применяется по ОКСО.

Отдельными строками выделено послевузовское образование. При огромном списке образовательных учреждений оформляется вкладыш в бланк Т-2 формата А4.

Основная и другая профессия фиксируется в личной карточке полностью, как написано в соответствующем документе. Если у сотрудника несколько профессий, выбирая из них основную, специалист по кадрам полагается на свое мнение. Как правило, главной обозначается профессия, по которой работника взяли на должность.

Дополнительный род занятий, указанный ниже в документе, может быть полезен при необходимости внутреннего перемещения в случае сокращения ставки.

Кодирование профессии обозначается по ОКПДТР.

Стаж работы подразделяется на общий, специальный трудовой и непрерывный. Общий предполагает суммирование продолжительности профессиональной деятельности и не зависит от прерывания труда. Непрерывный стаж — длительность на последнем месте работы без промежутков или в нескольких организациях, если при переходе из одной фирмы в другую стаж был непрерывен.

Подсчет дней ведется по Постановлению Правления ПФ РФ № 192п от 31.07.2006 г. и рассчитывается на дату приема на должность исходя из сведений трудовой книжки, договоров гражданско-правового характера, справки от Центра занятости, военного билета.

  • Информация о семейном положении сотрудника записывается бланк форма Т-2 в текстовом формате, в кодовом повторяется по ОКИН.
  • Данные о составе семьи включают в себя информацию о ближайших родственниках, а также членов семьи, проживающих с сотрудником на одной территории, с обозначением степени их родства.
  • Сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан) переносятся в личную карточку работника в строгом соответствии с документом.

Адрес регистрации берется из паспорта.

Если место фактического проживания отличается от прописки, то со слов специалиста заносятся данные.

В случае совпадения адресов вторая графа остается пустой.

Блок №2 Заполнение раздела личной карточки о воинском учете имеет ряд особенностей:

  1. сокращения недопустимы в 3 части;
  2. 7 часть заполнять лучше карандашом, по причине возможных изменений в будущем.
  3. для офицеров запаса первый пункт остается незаполненным;

Раздел формы Т-2 обязательно должен быть подписан специалистом по кадрам и работником, подтверждая, тем самым свое согласие.

  1. Блок 3
  2. Фиксируются реквизиты протокола комиссии и дата аттестации.
  3. Информация по профессиональной переподготовке и повышению квалификации заполняется по представленным данным трудящегося или по кадровым документам корпоративного обучения.
  4. Аттестация работников проводится по приказу руководителя, данные которого записываются в 5 пункте карточки Т-2.
  5. Главный документ для оформления — распоряжение директора предприятия (скачать образец приказа о приеме на работу).
  6. Блок №5 и №6
  7. Комиссия по результатам проверки профессиональных качеств сотрудника выносит решение о соответствии (несоответствии) занимаемой должности, о переводе на другую должность, о необходимости повысить уровень квалификации или пройти переаттестацию.
  8. Данные раздела приема, перевода на работу заполняются одновременно со сведениями в трудовой книжке.
  9. Заполнению подлежат все разделы.
  10. Специалист ставит ознакомительную подпись в 6 графе раздела.
  11. Блок №4

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок.

Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму. Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

  1. внутреннего перевода;
  2. увольнения.
  3. дисциплинарного взыскания;
  4. премирования;
  5. ухода в отпуск;

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке.

Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

  1. на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
  2. на 4 странице – фиксация информации об увольнении.
  3. на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);

Внимание!

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+