Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Образец письмо на почту о потлверждении поступления письма в организацию

Образец письмо на почту о потлверждении поступления письма в организацию

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?


Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача – так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами.

Недостатки такого подхода очевидны:

  1. при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.
  2. чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
  3. трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке. Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа».

Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону. И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него.
– исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Общие правила составления

На письма-подтверждения распространяются все правила деловой переписки.

То есть:

  1. письмо не должно содержать ошибок и должно быть написано канцелярским языком.
  2. письмо должно содержать в себе описание обстоятельств, ставших поводом к его написанию;
  3. письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, если организация его использует, или содержать в себе реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать отправителя;
  4. письмо должно быть подписано лицом, которое имеет полномочия вести переписку от имени организации, в случае, если его пишет организация;

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Предоставление информации

По требованию заинтересованных лиц Акционерное общество «Почта России» обязуется предоставить копии документов, подлежащих раскрытию Эмитентом эмиссионных ценных бумаг в соответствии с Положением о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг, утвержденным Банком России от 30.12.2014 № 454-п, в срок не более 7 дней с даты предъявления соответствующего требования.

Выдача копий вышеназванных документов производится по запросу заинтересованного лица, составленного в произвольной письменной форме и направленного в адрес Акционерного общества «Почта России» (131000, г. Москва, Варшавское шоссе, 37, АО «Почта России», Дирекция по корпоративному развитию и управлению дочерними и непрофильными активами).
Москва, Варшавское шоссе, 37, АО «Почта России», Дирекция по корпоративному развитию и управлению дочерними и непрофильными активами).

В запросе должны быть указаны фамилия, имя и отчество обратившегося лица (для юридического лица – наименование и место нахождения), а также перечень запрашиваемых документов. Для оплаты стоимости изготовления копий вышеназванных документов необходимо произвести перечисление денежных средств по нижеуказанным банковским реквизитам. Размер затрат на изготовление бумажной копии документа АО «Почта России» составляет 0 (ноль) рублей 54 копейки (без учета НДС) за 1 лист формата А4 (черно-белое тиражирование).

НДС уплачивается сверх указанной суммы по ставке, установленной на дату предоставления копии документа. По всем вопросам предоставления копий документов и оплаты обращайтесь по тел.: + 7 (495) 956-20-67 (доб.

1616). Реквизиты расчетных счетов для оплаты изготовления копий документов: Юридический адрес: 131000, г. Москва, Варшавское шоссе, 37 Фактический адрес: 131000, г. Москва, Варшавское шоссе, 37 Адрес web-сайта: E-mail: Телефон: +7 (495) 956-20-67 Факс: +7 (495) 956-99-51 Платежные реквизиты АО «Почта России»: ИНН / КПП: 7724490000 / 997650001 ОГРН: 1197746000000 ОКПО: 41587589 ОКТМО: 45918000000 Получатель: АО «Почта России» Р/с: 40502810300060000094 в БАНК ВТБ (ПАО) г.

Москва, Варшавское шоссе, 37 Адрес web-сайта: E-mail: Телефон: +7 (495) 956-20-67 Факс: +7 (495) 956-99-51 Платежные реквизиты АО «Почта России»: ИНН / КПП: 7724490000 / 997650001 ОГРН: 1197746000000 ОКПО: 41587589 ОКТМО: 45918000000 Получатель: АО «Почта России» Р/с: 40502810300060000094 в БАНК ВТБ (ПАО) г.

Москва К/с: 30101810700000000187 БИК: 044525187

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
  • Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
  • Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.

Какие нарушения станут основанием подготовки претензии Почте России

Ответственность оператора почтовой связи предусмотрена законом, как и ее размер и пределы.

Когда она наступает?Утрата, любая порча или повреждение, недостача – основание для взыскания причиненного ущерба. Равно как и нарушение сроков пересылки почтовых отправлений, недоставку их в целом.Причиненный ущерб можно взыскать, т.е. ответственность наступает во всех случаях, если только Почта России не докажет (именно они доказывают) действие обстоятельств непреодолимой силы (наводнение, ЧС) или свойства вложений почтового отправления.

Если ответ на претензию поступит со ссылкой на такие обстоятельства – напишите жалобу на Почту России для тщательного разбирательства.

Или займитесь подачей искового заявления – суд обязан будет рассмотреть не только доводы сторон в судебном заседании, но и доказательства по гражданскому делу в обоснование такой позиции.

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк.

Схема написания текста документа: 1. Разъяснение мотива. 2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу. 3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения. 4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать. 5. Регистрация исходящего документа. Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай».

Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.Уважаемый ___,Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке.

Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___.

Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____.

Рекомендую сохранить мой телефон.

Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной. Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.С наилучшими пожеланиями,Имя, должность, название компании.Контактные данные.

Запрос на почту россии о предоставлении информации получении письма — Кредитный юрист

В Отделение почтовой связиИсх. № Московская обл. г. » » 201_ года Судебный запрос В производстве городского суда Московской области находится гражданское дело № по иску к о признании утраты права пользования жилым помещением.

В связи с возникшей необходимостью прошу Вас сообщить, получал ли корреспонденцию по месту жительства за период с 200_ года по настоящее время , зарегистрированный по адресу: Московская область, г. , ул. д. кв. . Следующее судебное заседание назначено на « » 201_ года, на часов минут. Прошу к указанному сроку сообщить запрошенные сведения по адресу: , Московская область, г.

, ул. , дом _, городской суд Московской области, Федеральному судье . Федеральный судья Этот документ может быть Вам полезен: Договор подряда на выполнение работ.Любая переписка, независимо от того, электронная или бумажная она, должна вестись в соответствии с нормами. Они аналогичны телефонным и личным разговорам.

Выделяют некоторые принципы ведения переписки:

  1. задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.
  2. переписка предусматривает полную конфиденциальность;
  3. к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
  4. оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;

Деловые письма имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:

  1. На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется.

Михайленко Образец 2: Письмо-запрос о предоставлении материалов научной конференции Уважаемая Наталья Сергеевна! На основании договора №235 от 3 февраля 2014 года просим Вас передать в Научно-исследовательский центра материалы по V научной конференции студентов и школьников, которая прошла в городе Самаре 25 января 2014 года.

Направить сведения просим начальнику отдела по работе со школьниками и студентами Альбине Викторовне Макаровой.ВажноРуководитель НИИ В.В.

Шаповалов Образец 3: Письмо-запрос о предоставлении прайса на товары Уважаемый Сергей Алексеевич!

Наша компания ООО «Дизайн +» заинтересовалась товарами Вашего производства.С целью использования продукции в ходе своей деятельности просим Вас направить прайс-лист с указанием цен и характеристик материалов.В документе просим указать оптовые и розничные цены.

Зачем пишется письмо подтверждение

Подобное письмо составляется в самых разных случаях; его основная цель – подтвердить партнеру определенный факт:

  1. согласие на продолжение переговоров;
  2. принятие решения по вопросу;
  3. получения писем, товаров, денежных переводов и т.п.
  4. согласие на подписание договора или другого документа;

Прямой обязанности его составления нет, поскольку сегодня подтвердить свою позицию можно различными способами коммуникации – по телефону, в скайпе, через аккаунты в соцсетях и т.п. Однако составление письменного подтверждения позволяет:

  • Подтвердить свои намерения и убедить партнера в принятии решения, подписании документа, продолжении переговоров и т.п. Письменный документ в отличие от устного подтверждения имеет большую убедительность.
  • Доказать факт проведения переговоров, попытку урегулировать разногласия в досудебном порядке. Такое письмо можно использовать в качестве дополнительного доказательства во время судебного разбирательства.

Таким образом, письмо-подтверждение обычно направляют крупному, важному партнеру, а также потенциальному клиенту, который только начинает сотрудничать с компанией.

Мнение экспертаЧадова СветланаВедущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайтаРекомендуем вам также ознакомиться с тем как правильно составлять .

Ошибки при написании письма

  • Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  • Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  • Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  • Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  • Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?
Рекомендуем прочесть:  Закон о оскорблении власти читать

Обязанности автора

При составлении гарантийного письма недопустимы расплывчатые и общие формулировки. В случае, когда автор отправляет документ, гарантирующий оплату или исполнение работ, отписываясь стандартными фразами, может возникнуть повод заподозрить его в нежелании выполнять свои обязательства.

А это — прямая причина обращения в суд.Чтобы избежать судебных разбирательств и потери деловой репутации, оформляя гарантийное письмо, необходимо подробно изложить все существенные факторы:

  1. обстоятельства, в силу которых невозможна оплата в оговоренные ранее сроки или выполнение предусмотренных договором работ.
  2. указание суммы задолженности и чёткого срока её погашения;
  3. полные характеристики предмета письма — полученного товара, объекта выполнения работ, перечень услуг;
  4. подтверждение конкретного обязательства с непременной ссылкой на первичные документы;

Для чёткой идентификации отправителя гарантийного письма документ составляется на фирменном бланке, в тексте должны присутствовать адрес и банковские реквизиты гаранта, подписи (с расшифровкой) распорядителя финансов, синяя печать.Знайте: информация, содержащаяся в гарантийном письме, не может быть изменена в одностороннем порядке по воле автора. Невыполнение прописанных в документе сроков могут быть существенным мотивом для обращения в суд.

Вручение документа

Доставить гарантийное письмо заинтересованному лицу можно традиционными способами — воспользовавшись услугами почтовой связи или при личном визите.

На практике документы чаще переправляются посредством факса или при помощи электронной почты. Пересылка гарантийного письма на электронный почтовый ящик допускается, если адрес достоверно известен отправителю и зафиксирован в основном договоре. Безошибочно составленное гарантийное письмо не только является существенным элементом делового документооборота, но и сможет в ряде случае заменить собой стандартный договор.

Источник: https://urhelp.guru/nedvizhimost/dokumenty/garantiynoe-pismo.html

Образец и правила написания письма

Единого образца письма подтверждения не существует, поэтому при его составлении ориентируйтесь на особенности своего случая, а также на общепринятые традиции, сложившиеся в практике документооборота. При написании письма обратите внимание на такую инструкцию:

  • После этого опишите, что вы ожидаете от партнера – например, получение образца документа, участия в переговорах, перечисления средств, исполнения других обязательств и т.п.
  • Под описанием отправителя укажите отметку о дате и номере письма, указанных в журнале исходящей корреспонденции. Это дополнительное доказательство того, когда именно был отправлен документ.
  • Далее отправитель ставит подпись и расшифровку подписи: фамилия, инициалы.
  • Затем идет сам текст; указывать название «письмо-подтверждение» при этом необязательно. Изложение начните с обращения к собеседнику по имени-отчеству, например: «Уважаемый Александр Константинович».
  • В документе обязательно отразите название, реквизиты, адрес и телефон отправителя, а также ФИО, должность сотрудника, который действует от имени компании (обычно это генеральный директор или его заместитель). Обычно эту информацию указывают в левом верхнем углу.
  • Пропишите название компании и ФИО директора или другого адресата, на имя которого отправляется подтверждение. Это должен быть конкретный человек, а не вообще организация как юридическое лицо. Эти данные прописывают в правом верхнем углу.
  • Затем опишите ситуацию – например, о том, что директор компании получил письмо о намерении начать сотрудничество и подтверждает свою заинтересованность в нем.

В подавляющем большинстве случаев весь текст письма умещается буквально в 1-2 абзацах. Поэтому для составления документа достаточно взять 1 страницу А4 или фирменный бланк компании.

Письмо отправляют по электронной почте, по факсу или физически: с курьером, по Почте России или с помощью частной транспортной компании.

Во всех случаях лучше запросить подтверждение о получении, т.е. отправить именно заказное письмо.

Мнение экспертаЧадова СветланаВедущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайтаРанее мы приводили примеры правильного составления деловых писем, рекомендуем вам также ознакомиться с этой информацией .

Письмо-запрос о предоставлении документов

Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке.

Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

  1. личное обращение (кроме запросов в госорганы);
  2. суть просьбы;
  3. завершение документа (подпись, печать).
  4. вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
  5. название запроса, отражающее характер просьбы;
  6. дата, исходящий номер;
  7. «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);

ФАЙЛЫ ООО «Персефона» г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19 Тел.

(49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20 ИНН 2192847361, КПП 50010007 Директору АКБ «Финресурс» А.П.

Реутову 10.02.2016 года, исх. № 12 Запрос на предоставление копий документов Уважаемый Анатолий Петрович!

Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001. Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В.

Клубниченко

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  1. принятии решения;
  2. своем согласии на заключение договора;
  3. получении документов, товара, денег и т.д.
  4. рассмотрении какого-либо вопроса;

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления.

Как вариант – в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п.

Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Нужно ли подтверждать получение подтверждения

Безусловно, в некоторых случаях сторона-отправитель захочет получить подтверждение того, что письмо-подтверждение дошло до адресата. Обмениваться подтверждениями стороны могут до бесконечности, запретить этого им никто не может.

Однако более удобными способами, экономящими время и бумагу, будут:

  1. получение отчета о доставке факса или электронного сервера.
  2. проставление отметки принявшего письмо лица (работника канцелярии) на втором экземпляре письма при личном вручении;
  3. получение уведомления о вручении, когда письмо направлено почтой;

Читайте также

5. Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:1.

Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».2.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+