Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2020

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2020

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2020

Оглавление:

Наличные расчеты


Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд.

Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы.

Данные предписания предусмотрены в .

Центробанк России в прямо отметил, что расчеты с наличными деньгами производятся без ограничений между гражданами, не являющимися ИП. В случае же расчетов между компаниями или предпринимателями следует учитывать некоторые особенности, установленные Банком России. Отечественные компании и предприниматели не имеют права тратить наличность из кассы.

Исключения, позволяющие использовать наличные денежные средства, прямо перечислены в . К допустимым случаям расходования таких сумм относятся:

  1. получение ИП наличности на личные нужды гражданина;
  2. выплаты по страховкам, но только если страховка приобреталась за наличные;
  3. выдача наличности платежными агентами.
  4. выдача денег под отчет ответственному сотруднику;
  5. возврат денег, полученных в счет оплаты возвращенных товаров (работ или услуг);
  6. выплата зарплаты сотрудникам компании;
  7. социальные выплаты;
  8. оплата товаров, работ или услуг;

Компании и предприниматели не могут использовать наличные деньги для иных целей. Все расчеты с наличностью, сторонами по которым являются предприятия и ИП, должны производиться с учетом максимально допустимых размеров.

Центробанк России установил, что лимит оплаты наличностью по одной сделке не может превышать 100000 рублей. Если участником операций с наличными является гражданин, не зарегистрированный в качестве ИП, то предельный размер расчетов не учитывается.

Не применяется лимит и в случае выдачи в 2017 г. денег под отчет из кассы или выплаты заработной платы. Названное правило закреплено в .

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет ():

  1. наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
  2. соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО. Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность).

денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс.

Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО. Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г.

№ 3210-У и обязательно содержать формулировку:

«Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе»

().

Подозрительные операции с подотчетниками

Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2020 году не установлено.

Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.

Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:

  • Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.
  • Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
  • «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
  • Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.

Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2020) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.

Основание для выдачи денег в подотчет

До 19 августа 2017 года денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п.

6.3 . Но 19.06.2017 ЦБ внес изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (), вступившие в силу 19.08.2017. Благодаря поправкам в пункте 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов.

Теперь обосновывать передачу денег работнику разрешено двумя способами:

  1. оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
  2. издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе выбирать основание для выдачи денежных средств. Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно и/или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать «общий» приказ о выдаче им наличности.

Предлагаем использовать новые документы по подотчетным лицам по собственному усмотрению и в зависимости от ситуации.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Поскольку внесены коррективы в порядок выдачи денег, изменения по подотчетным суммам в 2020 году коснулись и документации. Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами. Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия.

Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

  • Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
  • Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
  • Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.
  • Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.
  • Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
  • Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
  • При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.
  • Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:

  1. сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается.

Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  1. даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться.

Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает. Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2020 года.
Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2020 года. В таком случае интерпретация может быть любая.

Дело в том, что содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  1. виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать.

В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Возврат неизрасходованных денежных средств

В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем.

На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У). Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Дата Счета Сумма, руб.

Описание операции Первичные документы Дт Кт 21.09.2019 71 50 1 500 Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И. на приобретение автомобильного масла Заявление Иванова И.

И., РКО № 253 от 21.09.2019 22.09.2019 10 71 1 500 Получено на склад масло автомобильное «МОБИЛ» от Иванова И.

И. Авансовый отчет, товарный чек, кассовый чек на 1 500 руб. Пример 2 Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.

Дата Счета Сумма, руб. Описание операции Первичные документы Дт Кт 12.09.2019 71 50 3 000 Выданы наличные средства под отчет Иванову И. И., направленному в командировку Приказ о направлении в командировку, РКО № 243 от 12.09.2019 15.09.2019 44 71 2 500 Отражены расходы на командировку Иванова И.

И. (менеджера по продажам) в коммерческих расходах предприятия Авансовый отчет (чек из гостиницы на 1 500 руб., суточные на 1 000 руб.), приказ об установлении суммы суточных расходов 15.09.2019 50 71 500 Возврат Ивановым И. И. неиспользованных подотчетных средств в кассу ПКО № 214 от 15.09.2019

Если работник потратил личные деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек собственные средства, он составляет отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает.

Затем издается приказ о возмещении израсходованных денег.ВАЖНО!Если работник потратил собственные деньги, это не является подотчетом!Алгоритм возмещения необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах.Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ.

Письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

На какие расчеты наличные — только из банка

Это все те расчеты, которые названы в строке 2 нашей таблицы (далее — Указание № 3073-У). № строки Направления расходования денег, имеющихся в кассе Источник денег в кассе Наличная выручка (поступления от реализации товаров, работ, услуг) Наличные, снятые с банковского счета Все прочие поступления в кассу 1 Выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы. Выдача наличных денег работникам под отчет на любые цели (кроме расчетов, указанных в строке 2).

Выплаты социального характера (включая пособия по обязательному соцстрахованию) работникам и иным физлицам. Оплата товаров (за исключением ценных бумаг), работ, услуг, в том числе по гражданско-правовым договорам с физлицами (кроме расчетов, указанных в строке 2).

Возврат покупателям денег за оплаченные ими ранее наличными и возвращенные вам впоследствии товары, невыполненные работы, неоказанные услуги (кроме расчетов по договору аренды недвижимости). Выдача наличных при ведении операций банковским платежным агентом (субагентом) Можно Можно Можно 2 Расчеты (включая и те, что проводит ваш подотчетник) с организацией, ИП, физлицом: •по договорам аренды недвижимости; •по операциям с ценными бумагами; •по выдаче и/или возврату займов и процентов по ним Нельзя Можно Нельзя 3 Все прочие расходы из кассы Нельзя Можно Можно

Внимание Помните, что лимит расчетов наличными между двумя организациями, а также между организацией и ИП составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора аренды.

Это максимум не за месяц аренды, а за весь ее срок.

И не только для арендной платы, а для всех платежей по договору аренды в совокупности.

При этом аренду движимого имущества можно оплачивать из любых денег, находящихся в кассе. Снимать деньги со счета обязательно только для расчетов по аренде недвижимости. При этом учтите, что: •расчеты по договору аренды недвижимости включают любые платежи во исполнение такого договора. А это не только собственно арендная плата, но и договорная неустойка, компенсация неотделимых улучшений, плата в возмещение арендатором ущерба, нанесенного арендуемому имуществу, возврат арендатору неиспользованного депозита за последний месяц аренды и т.

А это не только собственно арендная плата, но и договорная неустойка, компенсация неотделимых улучшений, плата в возмещение арендатором ущерба, нанесенного арендуемому имуществу, возврат арендатору неиспользованного депозита за последний месяц аренды и т.

д.; •расчеты по операциям с ценными бумагами включают, помимо прочего, и оплату покупаемых вашей организацией векселей, и выплаты по выданным вашей организацией векселям.

Внимание Учтите, что если наличную выручку получило ОП, а потом передало ее в кассу головного или другого подразделения, то статуса наличной выручки эти деньги не теряют.

Их расходование ограничено списком из строки 1 нашей таблицы.

Формулировка цели, которую вы указываете при получении наличных в банке, неважна. Например, вы заранее сняли со счета деньги на выплату отпускных. Но они не пригодились, так как отпуск решено было перенести.

Вы вправе пустить эти наличные на расчеты, указанные в строке 2 таблицы.

И если их хватает, то снимать в банке еще одну сумму специально для этого не нужно.

Противоречие между законами

Как указывалось выше, чтобы выдать деньги под отчет, не обязательно требовать от сотрудника заявление и отчет по предыдущему авансу, если закончился его срок.

Но в соответствии с Инструкции № 157н по бухгалтерскому учету подотчет выдают по распоряжению руководителя и заявлению сотрудника.

Также подотчетник должен отчитаться в срок по ранее полученным суммам.

Как же поступить, чтобы избежать претензий контролеров? Закрепите в положении о расчетах с подотчетными лицами такие положения два пункта: Во-первых, выдавать деньги по заявлению сотрудника с визой руководителя «Выдать в подотчет».

Во-вторых, выдавать новый подотчет сотруднику, только если за ним не числится задолженность по предыдущему авансу, по которому наступил срок предоставления авансового отчета. Кроме того, направьте запрос о разъяснении порядка ведения выдачи денег в подотчет в связи со сложившейся ситуацией вышестоящий орган (учредителю). После поступления ответа ведите кассовые операции согласно разъяснению.

  1. , генеральный директор

«». Рубрики:

Какими стали требования к чекам, подтверждающим расходы

В 2020 году вступили в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, – чеков – бумажных и электронных. Несмотря на то, что список требуемых документ от подотчетников во втором полугодии не изменился, чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы представленные подтверждения соответствовали новым требованиям.

Когда работник представляет их, обратите внимание, чтобы в чеках и БСО были сведения о:

  1. номере таможенной декларации;
  2. сумме акциза.
  3. наименовании и ИНН покупателя;
  4. стране происхождения товара;

Эти данные важны, если работник приобретает товары или услуги от имени компании или ИП.

Если он тратит деньги на такси, мойку или ремонт авто, ему обязаны выдать чек, а не БСО, подобная замена кассового чека осталась в исключительных случаях. Что касается электронных чеков, то они приравнены к бумажным.

Поэтому работник вместе с авансовым отчетом вправе представить распечатанные чеки на купленные товары и услуги, которые он получил в SMS или на e-mail.

Аналогичные нормы действуют для отчета о расходах на покупку в интернет-магазинах и за электронные деньги. В то же время учтите, что при онлайн-покупке билетов на самолет (поезд) для подтверждения расходов следует распечатать посадочный талон и поставить на этот документ отметку о досмотре. В противном случае налоговики не примут его, сомневаясь в том, что работник пользовался транспортными услугами (Письмо ФНС России от 11.04.2019 N Тема: Читайте также: Другие новости Мар 9, 2020, 01:29 дп Мар 8, 2020, 10:24 пп Мар 8, 2020, 10:08 пп Мар 8, 2020, 07:58 пп Мар 8, 2020, 07:41 пп

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер.

утверждена постановлением Госкомстата РФ .

Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

4 Указания): — главный бухгалтер; — бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; — руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера). Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером.

В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Кто вправе получать деньги

Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании.

Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У. Работодатель, по ч. 1 ст. 19 , обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности.

Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации. Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании.

Ими выступают любые работники предприятия.

Оформление выдачи подотчетных средств

Как отмечено в Указаниях Центробанка России, расходный кассовый ордер применяется при всех случаях выдачи организацией наличных денег.

Названный документ оформляется в соответствии с заявлением ответственного лица, содержащим просьбу о выдаче денег на нужды предприятия. В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса». Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам, полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в адрес предприятия.

При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер. В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации.
В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации. Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если подотчетное лицо не является работником компании.

В ситуации, при которой лицо, получившее деньги на производственные нужды, отказывается от предоставления отчета или возврата полученных сумм, следует воспользоваться механизмом, предусмотренным законом. предприятиям предоставлено право удерживать из заработной платы сотрудников суммы, полученные последними на производственные нужды.

Такая возможность возникает только в случае отсутствия отчета работника или его отказа возвращать неизрасходованные средства. Если же такое лицо не является работником компании, то можно воспользоваться механизмом, предусмотренным , заключающимся в обязанности возвратить все полученное без законных на то оснований.

Отступление от порядка взаимодействия с подотчетными лицами, утвержденного Центробанком России, является нарушением, ответственность за которое предусмотрена Российской Федерации.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Подотчет на карту

Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним. К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

Как теперь оформить приходный ордер


Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Он составляется в одном экземпляре по форме № КО-1 (п.

4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей:

  1. сам приходный кассовый ордер;
  2. отрывная часть – квитанция (выдается лицу, внесшему деньги).

Если сумма денег, указанная в «приходнике», совпадает с внесенной суммой, кассир ставит подпись в ордере. Затем на квитанции к ордеру ставит печать или штамп (при наличии печати у организации) и выдает квитанцию вносителю.

Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2017 года можно направить на электронную почту вносителя. Распечатывать квитанцию и сам ордер по-прежнему не обязательно.

Лишь квитанцию от бумажного приходного ордера выдавайте, как и прежде, на руки.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в электронном приходном ордере, кассир проставляет отметку о необходимости его переоформления и направляет приходный ордер главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) для его переоформления на фактически вносимую сумму денег. При оформлении расходных ордеров в электронном виде теперь можно проставить в нем электронную подпись в получении денег.

Новые требования к чекам, подтверждающим расходы

В 2020 году вступили в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, – чеков – бумажных и электронных.

Хотя список, какие документы требовать от подотчетников во втором полугодии, не изменился, чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы представленные подтверждения соответствовали уже новым требованиям. Когда работник представляет их, обратите внимание, чтобы в чеках и БСО были сведения о:

  1. наименовании и ИНН покупателя;
  2. сумме акциза.
  3. номере таможенной декларации;
  4. стране происхождения товара;

Эти данные важны, если работник приобретает товары или услуги от имени компании или ИП.

Если он тратит деньги на такси, мойку или ремонт авто, ему обязаны выдать чек, а не БСО, подобная замена кассового чека осталась в исключительных случаях. Что касается электронных чеков, то они приравнены к бумажным. Поэтому работник вместе с авансовым отчетом вправе представить распечатанные чеки на купленные товары и услуги, которые он получил в SMS или на e-mail.

Аналогичные нормы действуют для отчета о расходах на покупку в интернет-магазинах и за электронные деньги. В то же время учтите, что при онлайн-покупке билетов на самолет (поезд) для подтверждения расходов следует распечатать посадочный талон и поставить на этот документ отметку о досмотре.

В противном случае налоговики не примут его, сомневаясь, что ваш работник пользовался транспортными услугами (Письмо ФНС России от 11.04.2019 N Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги». Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2020 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

  1. к выплате выигрышей по лотереям.
  2. к приему лотерейных ставок;
  3. к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
  4. к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
  5. к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);

Все эти виды операций признаются ст.

1.1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ. Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

  1. зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
  2. прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
  3. выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
  4. предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг).

Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Вариант 2.

Расчет исходя из объема выдачи наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула: L = R / P x Nn L – лимит остатка наличных денег в рублях; R – объем выдачи наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдачи наличных денег; P – расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объемы выдачи наличности).

Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней, при этом его минимальное значение может быть любым. Nn – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам).

Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней.

Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то Nn = 3. Пример расчета. ООО «Компания» занимается розничной торговлей.

Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками.

Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2020 год, взяв за расчетный период – декабрь 2020 года. В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей.

При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась.

Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Алгоритм выдачи наличных

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

  1. расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.
  2. осуществления расходов в командировке;
  3. покупки товарно-материальных ценностей;

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Будет ли штраф за нарушение этих ограничений

Ни нецелевое расходование выручки, ни оплата расходов не из тех, денег, что нужно, не перечислены в ч.

1 ст. 15.1 КоАП как образующие состав правонарушения. Но налоговики в таких случаях штрафуют за несоблюдение порядка хранения свободных денег.

Напомним, свободные деньги — это сумма наличных на конец дня, превышающая лимит остатка кассы. Храниться они должны в банке на счете организации. Но организация выдала их из кассы с нарушением правил.

А деньги должны были остаться в кассе, и в конце дня их следовало сдать в банк как сверхлимитные.

Поскольку в банк они не попали, порядок их хранения нарушен.

Внимание Штраф за нарушение порядка хранения свободных наличных составляет: •для организации — от 40 000 до 50 000 руб.; •для должностного лица — от 4000 до 5000 руб.

Штраф возможен, если налоговики обнаружат это нарушение не позже чем в течение 2 месяцев со дня его совершения.

Большинство судов поддерживают этот подходсм., например, ; ; ; ; . Правда, если налоговики не докажут, что с учетом «неправильного» расхода лимит остатка кассы был бы превышен, то суд может и отменить штраф.

И лишь изредка суды не копают так глубоко и указывают: расходование не на те цели или не из тех источников не названо в ч. 1 ст. 15.1 КоАП, — значит, штрафа за это быть не должносм., например, ; .

Новые правила подотчета должникам

Еще одно новшество.

Новые правила подотчета 2020 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги.

Из новой версии п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам.

Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам.

Но следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины.

Приказ о выдаче подотчетных сумм образец 2020

В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника.

Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.

Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:

  1. письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
  2. письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
  3. письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;

В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см.

п. 2.5):

  1. оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
  2. проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.
  3. оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;

См. также

«Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами»

.

«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124»

.

Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке. С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье.

Дт 71 Кт 51 (52). Дт 50 Кт 71.

Дт 51 (52) Кт 71. Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале.

Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные.

Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них. Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:

  1. Во-вторых, это очень часто встречающиеся представительские расходы. По представительским расходам вопрос несколько другой по сравнению с хозяйственными нуждами. Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль к таким расходам относятся затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (ст. 264 НК РФ). То есть если по авансовому отчету сотрудника вы увидите расходы, не указанные в «закрытом» списке кодекса (например, посещение театра с потенциальным покупателем), вы не сможете принять их при расчете налога на прибыль.
  2. Во-первых, это расходы на хозяйственные нужды — в данной ситуации работник либо получает определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, либо по необходимости «выписывает» себе деньги на покупку материалов. В данном случае при наличии документов затраты принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме.

Что относится к представительским расходам, узнайте здесь. Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (ст.

264 НК РФ). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы:

  1. В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.

Вопрос по НДС по расходам подотчетника подробно рассмотрен в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете». Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету.

Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее. Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

  1. 2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.
  2. до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника. В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

  1. багаж;
  2. затраты на связь;
  3. аренда жилья;
  4. комиссионные сборы.
  5. затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
  6. получение визы;

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами.

Подробнее об этом см. здесь. Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов. Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок. Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально.

Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ. Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно.

Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично. Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией.

В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ. Схожий вопрос стоит и по страховым взносам.

По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает.

А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена. Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой статье.

Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях.

По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб.

под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой.

Подробности читайте здесь. По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

  1. суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
  2. оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
  3. аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
  4. чеки из ресторана — 9 600 руб. полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Подробнее см.

«Как правильно оформить представительские расходы — пример?»

.

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб.

— по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

  1. Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
  2. Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.
  3. Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

  1. Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
  2. Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб.

    — приняты к учету суточные.

  3. Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4000 – 2800) × 13%.
  4. Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было.

    Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.

  5. Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
  6. Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб.

    — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил. Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя.

В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция подобный приказ сделала необязательным.

Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Приказ о выдаче денег

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: ЛЕНТА Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Заявление на выдачу наличных под отчет

Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы.

Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы).

Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+