Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Сотрудник задерживается из командировки по личным делам

Сотрудник задерживается из командировки по личным делам

Сотрудник задерживается из командировки по личным делам

Дорога в командировку — не отдых


Если день отъезда работника в командировку, день возвращения из нее или время нахождения в пути приходятся на нерабочий день (выходной или праздничный), то это время нужно оплачивать как работу в выходной, то есть не менее чем в двойном размере. Либо предоставлять работнику отгул, тогда оплата будет в одинарном размере (далее — Положение о командировках); .

Такой подход неоднократно подтверждал Минтруд, , аналогичной позиции придерживаются и судьи; .

Ведь работник хотя и не занимается непосредственно работой, сидя, скажем, в вагоне поезда или салоне самолета, но и распоряжаться этим временем как своим свободным он тоже не может.

Понятию «время отдыха» по ТК такие дни уже не соответствуют, следовательно, это дни командировки; . Кроме того, за эти дни необходимо выплатить суточные; .

При этом важно, чтобы работник выезжал/приезжал в выходной день именно в соответствии с приказом, а не по собственному усмотрению. Это нам подтвердили и в Роструде.

Оформление выезда в командировку в выходной день ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости — Если работник, направляясь для выполнения служебного задания, вынужден выезжать в командировку в выходной день, то этот день, во-первых, подлежит оплате в повышенном размере по правилам ст.

153 ТК РФ, а во-вторых, должен быть включен в срок командировки, отраженный в приказе. Аналогичные правила применяются, если работник в соответствии с приказом обязан вернуться из командировки в выходной день.

Но если срок командировки по приказу закончился, а работник самостоятельно принял решение вылететь в выходной день, то ему компенсируются только расходы в соответствии со ст. 168 ТК РФ. Отметим, что в случаях, когда работник по личным делам задерживается в командировке, суточные за такие дни ему не полагаются.

Работник задержался в командировке, особенности налогообложения

Случаются ситуации, когда командированный работник, с разрешения руководителя организации задерживается в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска.

По прибытии, к составленному работником авансовому отчету по командировке, наряду с другими оправдательными документами, приложен обратный билет с датой приезда позднее окончания срока командировки, указанного в приказе о направлении работника в командировку. Подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы возмещения расходов работнику по проезду из места командировки к месту постоянной работы в том случае, если он задержался в месте командирования на выходные дни, нерабочие праздничные дни или на время отпуска?

Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль, суммы возмещения расходов работнику на обратную дорогу в вышеуказанной ситуации? Попытаемся ответить на эти вопросы.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в частности расходов, связанные с проездом к месту командирования и обратно (ст.

167 и 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Данная норма также закреплена в ст.

168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение). На основании решения работодателя о направлении в командировку работника, оформляется распоряжение, определяющее срок для выполнения служебного поручения и командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (ст. 166 ТК РФ, п. п. 3 и 7 Положения).

Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 217 предусматривает освобождение от обложения НДФЛ всех видов, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

В свою очередь при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В письмах Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221, от 10.06.2010 N 03-04-06/6-111 был рассмотрен порядок налогообложения НДФЛ в ситуациях, когда работник задержался в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска. Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования. В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме.

Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса. Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Отметим, что в письмах Минфина РФ не приведен критерий значительности превышения срока командирования. Вед в отдельных случаях отпуск может быть предоставлен, например на один или два дня. Поэтому данный вопрос налогоплательщику придется решать самостоятельно.

Хотелось бы отметить, что существует противоположное мнение судов.

В Постановлении ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2 сделан вывод о том, что в рассматриваемой ситуации возмещение стоимости билета работнику производится в интересах работодателя и является компенсацией расходов, а не полученным работником доходом, соответственно, НДФЛ не облагается.

Аналогичные выводы содержит Постановление ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2.

Таким образом, в случае если сотрудник задержался в месте командирования на длительный срок чтобы провести отпуск, во избежание споров с налоговыми органами, а так же учитывая отсутствие обширной положительной арбитражной практики по данному вопросу, организации безопаснее будет обложить стоимость обратного проезда НДФЛ. Далее рассмотрим вопрос правомерности включения в составе расходов при исчислении налога на прибыль, суммы возмещения расходов работнику на проезд, в случае если она задержался в командировке.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Для того что бы признать командировочные расходам в целях налогообложения налогом на прибыль применяются общие для всех расходов требования, предусмотренные п.

1 ст. 252 НК РФ, таким образом главное чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. В частности Минфин России в своих письмах от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п.

1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п.

2), от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191 разъясняет, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.
2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191 разъясняет, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения.

Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. Соответственно, если работник планирует задержаться в месте командирования, предположим на выходные дни, ему необходимо сообщить об этом руководителю организации и получить его разрешение, например представить руководителю служебную записку, в которой изложены намерения провести выходные в месте командирования и получить на ней разрешительную резолюцию или же руководитель может издать отдельное разрешительное распоряжение на основании служебной записки работника.

Данные документы необходимо приложить к авансовому отчету командированного сотрудника наряду с другими оправдательными документами.

Как оформить задержку в командировке если она приходится на выходной день?

Ответ на вопрос: По общему правилу, день выезда в командировку и день возвращения из нее считаются днями командировки (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха.

В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Реальный срок командировки может не совпасть с запланированным

Анна Работник представил проездные документы на даты, находящиеся вне сроков, указанных в приказе о направлении в командировку. Как надо определять фактический срок пребывания в командировке?

: Приказом (распоряжением) о направлении в командировку определяется предполагаемый срок командировки.

А фактический срок нахождения работника в командировке определяется по проездным документам (далее — Положение).

Ведь при проезде к месту командировки или обратно может произойти вынужденная задержка в пути, тогда фактический срок командировки окажется больше предполагаемого. Работнику для выполнения служебного задания может понадобиться больше или, наоборот, меньше времени. Если срок командировки увеличится, то на основании докладной записки работника нужно издать приказ о продлении срока командировки.

Если же работник с разрешения руководителя по причинам, не связанным с выполнением служебного задания, выехал в командировку раньше запланированного срока либо вернулся из командировки позднее, то фактическое время командировки определяется не по проездным документам, а в соответствии с приказом.

С работников, оставшихся в командировке на выходные, НДФЛ с оплаты проезда не удерживается

Минфин России разрешил в некоторых случаях признавать в целях налогообложения расходы на оплату проезда работника в командировку и обратно, когда фактическая дата не совпадает с ее плановым окончанием. В целом разъяснения можно признать более чем благоприятными для всех налогоплательщиков – как для организаций, так и для их работников. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 10.06.10 № 03-04-06/6-111).ВСЕ ЗАВИСИТ ОТ СРОКА Финансовое ведомство рассмотрело ситуацию, когда работник выезжает в командировку ранее даты ее начала или задерживается в месте выполнения задания*1.*1 В дальнейшем мы будем говорить только о случае, когда работник задержался в месте командирования, имея в виду и обратную ситуацию – приезд в командировку ранее даты ее начала согласно приказу руководителя.

Минфин России проанализировал два варианта: работник задерживается в месте командировки только на выходные либо нерабочие праздничные дни или же остается там на значительное время (например, на период отпуска). Напомним, что, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, работодатель в случае направления в служебную командировку обязан возмещать работнику в том числе расходы на его проезд. С этой обязанностью связаны две нормы налогового законодательства: – работодатель имеет право принять командировочные расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ; – работник как физическое лицо освобождается от обложения НДФЛ сумм такого возмещения в силу пункта 3 статьи 217 НК РФ.

Если сотрудник использует по своему усмотрению в месте командировки лишь выходные, у него, по мнению специалистов ведомства, не возникает никакой экономической выгоды, а расходы на проезд можно признать непосредственно связанными со служебной командировкой. Объясняется такой вывод тем, что, согласно статьям 106 и 107 ТК РФ, время отдыха, в которое включаются выходные и нерабочие праздничные дни, работник может использовать по своему усмотрению и свободен от исполнения трудовых обязанностей. Поэтому, когда он остается в месте командирования только на выходные, у него нет экономической выгоды (ст.

Рекомендуем прочесть:  Запрос в отдел кадров о сотруднике

41 НК РФ), иначе говоря, дохода, который подлежит обложению НДФЛ.

То есть, если работник возвращается из командировки после использования выходных (праздничных дней), расходы на проезд к месту командировки ему возмещаются в рамках гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом*2.*2 См.

также письмо Минфина России от 05.08.08 № 03-04-06-01/246. По этой же причине работодатель может считать оплату проезда из командировки по прошествии выходных непосредственно связанной с командировкой и, следовательно, имеет все основания учитывать данные расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Иная ситуация складывается, если сотрудник задерживается в месте командирования, например для проведения отпуска.

По мнению Минфина России, в данном случае налицо получение экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

Здесь уже работник получает доходы в натуральной форме, которые в силу подпункта 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ подлежат обложению НДФЛ.КАК БЫЛО РАНЬШЕ До недавнего времени главное финансовое ведомство считало, что любое несоответствие даты окончания командировки и даты выезда из места выполнения задания приводит к образованию доходов в натуральной форме, подлежащих обложению НДФЛ. При этом в разъяснениях указывалось, что если командировка заканчивается в пятницу, а билеты приобретаются на понедельник, то их стоимость подлежит включению в налогооблагаемый доход работника*3.

*3См. письма Минфина России от 22.09.09 № 03-04-06-01/244, от 01.04.09 № 03-04-06-01/74.

Однако с таким утверждением можно было поспорить.

Аргументами в данном случае являются выводы ведомства, сделанные в тех же письмах, но в отношении налога на прибыль.

В них, в частности, говорится, что затраты на оплату проезда к месту командировки и обратно были бы понесены в любом случае, вне зависимости от срока пребывания в месте назначения.

Кроме того, действующее законодательство не предусматривает обязательное совпадение дат в командировочном удостоверении и билете в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту назначения и обратно.

В случае если сотрудник остается в месте командировки, дополнительное время, проведенное в этом месте, не оплачивается ему ни в части суточных, ни в части оплаты расходов на наем жилого помещения. Кроме того, за ним не сохраняется и средний заработок (это, однако, не исключает сохранение среднего заработка по иному основанию – например, в связи с предоставлением оплачиваемого отпуска)*4.*4 Такая точка зрения была поддержана ФАС Уральского округа в постановлении от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2.

Исходя из изложенного, в ситуации, когда работник остается в месте командирования для проведения выходных или праздников, расходы на оплату его проезда не считаются доходом в натуральной форме, облагаемым НДФЛ. Если же время нахождения в месте командирования существенно отличается от времени, указанного, например, в приказе, работодатель должен будет признать сумму оплаченных работнику расходов на проезд его доходом в натуральной форме. Правомерность иной позиции компании скорее всего придется доказывать в судебном порядке.

Статья напечатана в журнале «Документы и комментарии» №16, август 2010 г.

  1. , ведущий аудитор КГ «Михайлов и Партнеры», к.э.н.

Источник: Журнал .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Командировка: нестандартные ситуации

Как учесть расходы, если сотрудник в командировке заболел или вылет самолета задерживается из-за погодных условий, или в командировку нужно отправить внештатника?

О порядке оплаты затрат в этих и других ситуациях читайте в книге «Годовой отчет — 2006».Форс-мажор в командировке На практике нормальный ход командировки могут нарушить непредвиденные обстоятельства: как внешние, так и связанные с самим работником. Это могут быть нелетная погода, задержавшая вылет самолета, авария, карантин и другие причины, по которым командировка затягивается.

Это могут быть нелетная погода, задержавшая вылет самолета, авария, карантин и другие причины, по которым командировка затягивается. Итак, как же оплачивать расходы, если работник находится в командировке и не может вовремя вернуться из нее по объективным причинам.

В таких случаях по возвращению работнику нужно возместить:

  1. суточные;
  2. расходы на наем жилого помещения.

Некоторые бухгалтеры считают эти расходы чрезвычайными. Однако на практике бывает сложно получить документы, подтверждающие чрезвычайное обстоятельство. Поэтому проще поступить таким образом.

Издайте приказ о продлении командировки. В таком случае эти затраты будут считаться обычными командировочными расходами. Чтобы не возникало проблем, попросите фирму-партнера, в которую направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении реальную дату отъезда из места командировки.

То есть в дни командировки будут включены и дни стихийного бедствия. Если это сделать не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении командировки и билетами. Однако в этом случае возможны разногласия с налоговиками.

Дополнительным аргументом в вашу пользу послужит письмо Минфина от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158. В нем сказано, что для подтверждения командировки достаточно наличия только одного приказа. Сотрудник в командировке заболел Может случиться, что работник в командировке внезапно заболеет.

Тогда по возвращении фирма должна возместить ему за время болезни:

  1. расходы по найму жилого помещения;
  2. суточные;
  3. больничные (ст. 168 ТК, совместная Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Если работник лечился в стационаре, то расходы по найму жилого помещения за эти дни ему не выплачивают. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период не более двух месяцев (п. 16 совместной инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г.

№ 62). Обратите внимание: больничные могут быть выплачены, только если работник предоставит больничный лист.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п.

15 постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 13-6). Командировка совместителя При командировке совместителя средний заработок ему выплачивают в той организации, которая его командировала.

Если работника направляют в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, то средний заработок ему нужно начислить по обеим должностям, а расходы на командировку распределить между этими фирмами по договоренности. Услуги связи Если работник в командировке звонил в свой офис или фирме-партнеру в другой город, то ему должны компенсировать стоимость переговоров.

Квитанция из гостиницы с распечаткой телефонных номеров, по которым звонил сотрудник, подтвердит производственный характер затрат. Аналогично возмещают расходы на переговоры с мобильного телефона. Обосновать необходимость таких переговоров работник может в служебной записке на имя руководителя фирмы, на которой тот должен наложить резолюцию «Бухгалтерии оплатить».

Обосновать необходимость таких переговоров работник может в служебной записке на имя руководителя фирмы, на которой тот должен наложить резолюцию «Бухгалтерии оплатить».

Выходные дни Если на период командировки выпадают выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работнику не предоставляют. Если же работника специально командировали для работы в выходные и праздничные дни (например, на выставку или ярмарку), то за эти дни ему должны начислить доплату или предоставить дополнительные дни отдыха. Однодневная командировка: оплачивать или нет?

Однодневную командировку оформляют в обычном порядке. Работника отправляют на задание приказом руководителя фирмы. А вот командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п.

2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). Достаточно сделать отметку в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться в месте командировки, ему могут оплатить и расходы по найму жилья.

Правда, в этой ситуации командировку не будут считать однодневной.

По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачивают.

Если их все же выдали работнику, то эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль и ее включают в совокупный доход сотрудника (письмо УФНС по г. Москве от 10 февраля 2006 г. № 20-12/1312).

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом он должен учитывать расстояние, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо ему для отдыха. Это решение следует отразить в приказе о командировке, в котором указана ее продолжительность.

Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдадут на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04-02-05/6). Если работнику выплачивают суточные, ему обязательно должно быть выдано командировочное удостоверение. Если командировку отменили Командировка была запланирована заранее.

Накануне отъезда ее отменили, так как пропала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены.

А вот как быть с другими расходами. Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму.

А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Все эти затраты являются непроизводственными. В бухгалтерском учете их относят к прочим расходам (ПБУ 10/99). Для признания же затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданны.

Однако в этом случае трудно связать расходы по отмененной командировке с получением прибыли.

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно попытаться обосновать как штраф за нарушение договора перевозки.

Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК). Но в этом случае будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Как правило, такие расходы незначительны и редки.

Поэтому, если вы хотите избежать споров с налоговиками, налогооблагаемую прибыль на них лучше не уменьшать. Поездка «несотрудника» Поездку работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считают.

Однако фирма может возместить такому работнику расходы по поездке.

Для этого нужно, чтобы понесенные затраты были:

  1. документально подтверждены.
  2. непосредственно связаны с оказанными услугами (выполненными работами);

Кроме того, условие о компенсации затрат нужно указать в договоре.

Тогда работнику не придется платить с них налог на доходы физлиц, а фирме — единый социальный налог и взносы «по травме». Бывает, что в командировку отправляют человека, который не состоит с фирмой в официальных отношениях.

На это могут быть самые разные причины: сотрудник может числиться в штате «дружественной» фирмы или же вообще получать неофициальную зарплату. Обратите внимание: инспекторы могут посчитать выплаты этому сотруднику не компенсацией за командировку, а его доходом. В таком случае в споре с проверяющими используйте следующие аргументы.
В таком случае в споре с проверяющими используйте следующие аргументы. То, что сотрудник исполняет задание фирмы, уже свидетельствует о выполнении им трудовых обязанностей.

А раз человек приступил к работе, трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67 ТК), даже если он не оформлен на бумаге. Поэтому никакие налоговые последствия фирме и работнику не грозят.

Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. № КА-А40/9726-03 и ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г. № А31-541/1). Однако, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок с внештатными работниками лучше оформлять срочные трудовые договоры.

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс. Материал предоставлен журналом . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Сотрудник хочет остаться на выходные в командировке

Служебная записка Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку Нет, не обязательно. Однако служебную записку необходимо оформить, если:

  1. сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  2. по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке.

Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) разъясняет следующее.

Пунктом 3 ст. 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). В абз.

Работник задержался в командировке по своим делам. Кто оплатит проезд

Бывает, что работник по окончанию своей командировки, решает остаться в этом городе еще на несколько дней.

Например, командировка оканчивается в пятницу, а работник хочет остаться еще на выходные. Можно ли учесть в расходах при расчете налога на прибыль стоимость обратного билета? Ведь дата в обратном билете не будет совпадать датой окончания командировки в командировочном удостоверении.

По мнению Минфина России – можно.

Правда, разрешение должен дать руководитель компании. Об этом специалисты финансового ведомства рассказали в письме от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191. Аргументы такие: расходы на проезд сотрудника из командировки к месту постоянной работы компания понесла бы в любом случае.

Ведь согласно статье 168 Трудового кодекса РФ командированному работнику компания обязана возместить расходы на проезд. То факт, что работник задержался в месте командировки по своему желанию — роли не играет.

При этом сразу возникает вопрос: нужно ли в этом случае издать приказ о продлении командировки? На него в письме чиновники ответили уклончиво.

С одной стороны они написали, что расходы можно учесть, если задержка оговорена с руководителем компании и целесообразность расходов и подтверждена в соответствие с установленным порядком.

А это значит, что приказ о продлении не нужен, достаточно будет авансового отчета от работника, который подпишет руководитель, тем самым, дав свое согласие на задержку работника в месте командировки.

С другой стороны, они все-таки упомянули о приказе, сказав, что если компания решит продлить командировку, то без приказа не обойтись.

На мой взгляд, приказ о продлении не нужен. Ведь в письме речь идет не о продлении командировки, а о случае, когда работник решил остаться в городе по своим делам.

А про приказ чиновники упомянули как бы вдогонку, напомнив, что если компания решит продлить командировку, то приказ необходим.

Поэтому, если ваш работник решил остаться в месте командировки по-своему усмотрении, то приказ о продлении не нужен. Расходы на обратный билет можно подтвердить авансовым отчетом, который подпишет руководитель фирмы. Что делать Тем не менее, существует вероятность, что Инспекторы на местах сочтут такие расходы необоснованными, утверждая что работодатель в этом случае оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а с места отдыха.

Но у организации в этом случае есть возможность отстоять спорные расходы в суде – постановление ФАС Уральского округа от 19 июня 2007 г.

№ А50-17977/06. По материалам дела инспекторы не признали расходы на обратный билет, поскольку работник после окончания командировки воспользовался отгулами и остался в месте командировки. Однако судьи не согласились с решением налоговиков. Они отметили, что действующее законодательство не требует обязательного совпадения дат, указанных в билете и в командировочном удостоверении, и не ставит его условием для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно.

Оплата проезда: командировка или личный интерес

В письме разъяснен порядок исчисления НДФЛ с сумм оплаты проезда работника в командировку или возвращения из служебной поездки для ситуации, когда даты отъезда отличаются от дат, указанных в приказе. То есть когда работник выезжает в командировку раньше установленного срока либо возвращается позже, задерживаясь в месте ее проведения на выходные, праздничные дни или на время отпуска. КАКОЕ ПРОДЛЕНИЕ СРОКА ДОПУСТИМО Оплата проезда при несовпадении дат отъезда (возвращения) с датами приказа в одних случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой, и подлежит включению в доход работника, облагаемый НДФЛ, в других же признается компенсацией расходов работника в связи с исполнением трудовых обязанностей и соответственно не облагается налогом на доходы физических лиц.

Каким же образом Минфин России разграничил эти ситуации?Отклонение значительное У работника возникает доход, с которого организация обязана удержать налог, при условии что срок пребывания в командировке значительно превышает срок, установленный приказом. Например, в случае когда сразу по окончании командировки сотруднику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования.

Здесь, по мнению финансистов, имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда

«от места проведения свободного от работы времени до места работы»

.Выходными можно пренебречь? Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата проезда, как считают специалисты финансового ведомства, не приводит к возникновению экономической выгоды и налог на доходы со стоимости билета исчислять не нужно.

Иными словами, если работник отдохнул в месте командировки пару дней, то это не возбраняется, и оплата организацией обратного проезда доходом физлица не признается. А если решил сэкономить за счет компании на проезде в отпуск, то это уже расценивается как получение экономической выгоды и подлежит обложению НДФЛ.

Отметим: ранее чиновники также не были категорически против оплаты (без исчисления налога на доходы физических лиц) несвоевременного отъезда работника в командировку или возвращения из нее и включения таких сумм в расходы при небольшой задержке*.* Письма Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329, от 10.06.10 № 03-04-06/6-111, от 05.08.08 № 03-04-06-01/246. В то же время имелись и другие письма, из которых следовало, что НДФЛ нужно исчислять в любом случае несвоевременного убытия или возврата работника из командировки, за исключением ситуации, когда срок командировки продлен приказом руководителя**.** Письма Минфина России от 22.09.09 № 03-04-06-01/244, от 01.04.09 № 03-04-06-01/74. Руководитель мог либо разрешить сотруднику более поздний приезд (более ранний отъезд) и продлить время командировки (с соответствующими выплатами суточных и среднего заработка).

Либо принять решение о нецелесообразности продления командировки, и тогда стоимость билета включается в доход работника и не учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль. В случае продления срока командировки приказ оформляется в обязательном порядке. При этом то, что стоимость проезда в командировку или из командировки должна быть безусловно оплачена как гарантия, предусмотренная Трудовым кодексом, сомнений у чиновников не вызывает.
При этом то, что стоимость проезда в командировку или из командировки должна быть безусловно оплачена как гарантия, предусмотренная Трудовым кодексом, сомнений у чиновников не вызывает. Противоречащие друг другу разъяснения свидетельствуют об отсутствии у Минфина России четкой позиции по данному вопросу.ИЗМЕНЕНИЯ ЛУЧШЕ СОГЛАСОВАТЬ На наш взгляд, подход к признанию возникновения у работника дохода в рассматриваемых ситуациях должен быть единым – вне зависимости от количества дней задержки в месте командировки.

С тем, что проезд к месту командировки и обратно организация в любом случае обязана оплачивать, следует согласиться. И может быть, действительно неважно, когда человек возвращается домой? Однако не все так просто. Во-первых, нельзя однозначно определить, надолго ли по критериям Минфина России работник задерживается (например, можно ли задержаться на один день, предположим на 8 Марта, или на новогодние каникулы).

Получается, смысл один – личные нужды работника, а результат разный – признание или непризнание налогооблагаемого дохода. Такое произвольное толкование, по мнению автора, недопустимо для целей налогообложения. Во-вторых, действующие нормативные акты не содержат указаний на возможность самостоятельного увеличения срока командировки работником ни на один день, ни на несколько без соответствующего решения руководителя.

Например, при сроке командировки с 17 по 21 сентября 2012 года (с понедельника по пятницу) и при отсутствии распоряжения (приказа) руководителя о продлении командировки работник, закончив работу в пятницу 21 сентября и отдохнув в выходные в месте командировки, считается вернувшимся домой уже не из командировки. Ведь по первоначальному согласованию с работодателем выезд из места командировки должен был состояться в пятницу и руководитель своего решения не менял, значит, сотрудник сам отказался возвращаться в пятницу.

В противном случае организации следует признать, что и в субботу, и в воскресенье он находился в командировке. Согласно пункту 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки***, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него).*** Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее – Положение № 749). Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку признается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При этом оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (п.

5 Положения № 749). Иными словами, если специалист задерживается в месте командировки на выходные или праздничные дни, то организация должна оплатить ему это время как отработанное и выплатить суточные, ведь по всем документам он находился в командировке. Далеко не все работодатели согласны на такие дополнительные расходы. Велика вероятность возникновения трудовых споров.

В-третьих, организация несет ответственность за жизнь и здоровье сотрудника в период его нахождения в командировке. При наступлении временной нетрудоспособности ему возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда человек находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п.

25 Положения № 749). Если страховой случай наступил в выходной день, когда работник уже приехал (раньше времени) в место командировки или еще не уехал оттуда (остался на дополнительные дни), то организация должна оплатить ему и суточные, и проживание.

Потому что в соответствии с командировочным удостоверением с отметкой о прибытии (убытии) к месту работы и проездными документами сотрудник в это время находился в служебной командировке.

В-четвертых, в случае получения работником травмы, когда он находился в командировке, организации необходимо правильно ее квалифицировать и определить, является травма бытовой или производственной. Обязанность по расследованию несчастного случая на производстве и порядок действий работодателя при несчастном случае регламентированы статьями 227–231 Трудового кодекса РФ, Федеральным законом от 24.07.98 № 125-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

, Положением об особенностях расследования несчастных случаев… утвержденным постановлением Минтруда России от 24.10.02 № 73 (приложение 2 к данному постановлению; далее – Положение № 73). В частности, согласно подпункту «д» пункта 3 Положения № 73, расследованию подлежат события, в результате которых работником получены увечья или травмы либо наступила его смерть, происшедшие при следовании к месту служебной командировки и обратно.

Вопрос: если работник, оставаясь в месте командировки на выходные дни для личных нужд и возвращаясь в воскресенье (вместо пятницы) домой, в пути следования получил травму, то является ли это повреждение здоровья несчастным случаем на производстве?

Если да, то работодатель будет вынужден нести дополнительные расходы, связанные со страховым случаем. Таким образом, прежде чем воспользоваться подходом Минфина России, изложенным в комментируемом письме, из которого косвенно следует допустимость «самовольной» задержки сотрудника в месте командировки (прямо нюансы трудовых отношений в письме не рассматриваются), организации нужно оценить все риски, связанные с несвоевременным прибытием работника из командировки, вне зависимости от количества дней задержки. Автор считает, что здесь возможны два варианта: – либо приказом руководителя продлить срок командировки, начислив суточные и средний заработок работнику за дополнительные дни; – либо признать стоимость билетов при любой задержке (кроме вызванной уважительными причинами, например отменой рейса по метеоусловиям, аварией и т.

п., и подтвержденной документально) доходом работника, исчислить и удержать с нее НДФЛ.Статья напечатана в журнале «Документы и комментарии» №19, октябрь 2012 г.

  1. , директор ООО АКФ «Экспертный центр “Партнеры”»

Источник: Журнал .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Ситуация 2.

Оплата услуг такси командированному сотруднику

Затраты, которые произвел работник в командировке, включаются в расходы по налогу на прибыль или налогу при УСН (пп.12 п.1 ст.

264, пп.13 п.1 ст. 346.16 НК РФ). При этом обязательно должны выполняться требования п.

1 ст. 252 НК РФ.Решение Примечательно, что перечень возмещаемых работнику командировочных расходов, указанный во всех нормативных актах, открыт.

Основанием для включения или не включения в расходы по налогу на прибыль (налогу при УСН) тех или иных затрат является положение о командировках, установленное внутренним локальным актом организации или коллективным (трудовым договором). Именно организация вправе определить условия включения в расходы оплату услуг такси командированному сотруднику. Например, это может быть удаленность аэропорта или вокзала, ранний или поздний приезд (убытие) в место командирования.

В качестве документального подтверждения могут прилагаться к авансовому отчету чеки ККТ, товарный чек, служебная записка, которая обосновывает производственную необходимость оплаты услуг такси. Если все условия выполнены, то организация вправе включить затраты в расходы по налогу на прибыль на дату утверждения руководителем авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Что касается НДФЛ, суммы возмещения сотруднику командировочных расходов (их открытый перечень приведен в п.

3 ст. 217 НК РФ) также не подлежат налогообложению в пределах норм, установленных локальными актами организации. В том случае, если выплаты произведены сверх установленных норм, они облагаются НДФЛ на общих основаниях. При этом датой фактического получения дохода согласно пп.

6 п. 1 ст. 223 НК РФ является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.Совет Не забудьте, что налоговый агент обязан удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+